Перевод описей дел, документов в электронный вид

Информацию описей дел, документов постоянного хранения целесообразно переводить в электронный вид и включать в электронную информационную поисковую систему архива. Для этого архив осуществляет целенаправленную деятельность по оцифровке описей дел, документов <182>, распознаванию их текстов и индексированию.

--------------------------------

<182> Отчет о научно-исследовательской работе "Проведение научных исследований в области комплектования, хранения, учета и использования архивных документов". Приложение: Технические требования к оцифровке архивных документов, научно-справочного аппарата (НСА) к архивным документам, а также созданию, хранению, учету и использованию электронного фонда пользования документов Архивного фонда Российской Федерации / Росархив, ООО "БизнесСкан". - М., 2018. - 98 с., прил. URL: http://archives.ru/sites/default/files/2018-nir-tt-digitization.pdf (дата обращения: 26.03.2021); Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов: метод. рекомендации / Росархив, ВНИИДАД. - М., 2013. URL: http://archives.ru/sites/default/files/rekomendation-vniidad-opis-2013.pdf (дата обращения: 26.03.2021); Изучение типологии и эволюции исторических форм архивной учетной документации и возможности их представления в электронной среде. Аналитический обзор. / Росархив, ВНИИДАД. - М., 2014. - 386 с., 22 прил. URL: http://archives.ru/sites/default/files/2014-evolution-opis.pdf (дата обращения: 26.03.2021).

Электронные копии описей (изначально созданные в электронном виде или полученные путем оцифровки традиционных бумажных описей) составляют основу для формирования электронной информационной поисковой системы архива.

При включении информации из оцифрованных описей в информационную поисковую систему архива рекомендуется следовать следующим принципам:

- поля, не содержащие учетные характеристики, могут редактироваться в информационной поисковой системе без необходимости внесения изменений в учетные документы архива, учетные базы данных и учетные информационные системы;

- поля, содержащие учетные характеристики, изменению не подлежат;

- допускается использовать дополнительные поля для повышения информативности описи.

Внесение изменений в учетные документы архива и в учетные поля Программного комплекса "Архивный фонд" должно сопровождаться изменением соответствующих полей в информационной поисковой системе архива <183>.

--------------------------------

<183> Подробнее см.: Основные требования к описанию архивной документной информации в информационных поисковых системах государственных и муниципальных архивов Российской Федерации на уровне единицы хранения, документа и части документа. Проект / Росархив, ВНИИДАД. - М., 2018. - 60 с. URL: http://sif.vniidad.ru/docs/osn%20treb%20opis.pdf (дата обращения: 26.03.2021).