III. Требования к зданию и помещениям архива

3.1. Архив размещается в здании(ях) и (или) отдельных помещениях здания.

Архив может размещаться:

- в специально построенном для хранения архивных документов здании (или нескольких специально построенных зданиях);

- в здании (нескольких зданиях), приспособленном(ых) для хранения архивных документов;

- в отдельных помещениях здания.

Здания (помещения) архива включают:

- основные помещения, предназначенные для хранения, учета, комплектования и использования архивных документов;

- вспомогательные (административно-хозяйственного, технического и бытового назначения).

Основные и вспомогательные помещения должны соответствовать требованиям к нормативным режимам хранения архивных документов, установленным Главой V Правил.

Обязательно должны соблюдаться общие требования к безопасности общественных зданий и сооружений <44>, установленные уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере строительства и жилищно-коммунального хозяйства.

--------------------------------

<44> Глава 2 Федерального закона от 30 декабря 2009 г. N 384-ФЗ (ред. от 2 июля 2013 г.) "Технический регламент о безопасности зданий и сооружений"//Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 1, ст. 5; 2013, N 27, ст. 3477. URL: https://base.garant.ru/12172032/ (дата обращения: 26.03.2021); СП 118.13330.2012* "Общественные здания и сооружения". Актуализированная редакция СНиП 31-06-2009 (Утверждены приказом Министерства регионального развития Российской Федерации от 29 декабря 2011 г. N 635/10 (с изменениями и дополнениями). URL: http://docs.cntd.ru/document/1200092705 (дата обращения: 26.03.2021); Градостроительный кодекс Российской Федерации от 29 декабря 2004 г. N 190-ФЗ (ред. от 3 августа 2018 г.). URL: https://base.garant.ru/12138258/ (дата обращения: 26.03.2021).

Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения здания архива должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение технологий архивных работ, а также оптимальное взаимодействие подразделений архива.

При размещении архива рекомендуется учитывать планируемые объемы хранения документов, штат сотрудников, задачи, поставленные перед архивом (будет ли архив комплектующимся, будут ли в данном здании архива проводиться работы по переплету и реставрации архивных документов и т.д.), типы хранящихся в нем документов (документы на бумажном носителе, аналоговые аудиовизуальные документы, электронные документы, предметы). В небольших архивах функции нескольких помещений основного назначения могут быть объединены.

В соответствии с Правилами к помещениям основного назначения относятся:

- архивохранилища;

- рабочие помещения работников архива;

- помещения для приема и временного хранения, для адаптации архивных документов к новым условиям хранения после их перемещения (акклиматизации);

- помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;

- помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов;

- помещения для копирования и реставрации архивных документов (микро-, ксеро-, фотокопирования, фотореставрации и т.п.), обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов;

- помещения для хранения учетных документов;

- читальный зал с участками выдачи дел и справочно-поисковых средств, временным хранилищем, просмотровый зал, комнаты прослушивания фонодокументов (далее - читальный зал);

- помещения каталогов или, при отсутствии специально выделенного помещения, рабочая комната архива;

- научно-справочная библиотека (справочно-информационный фонд) с хранилищем, каталогами, читательскими местами;

- методический кабинет;

- помещения для экспонирования архивных документов (выставочный зал).

Помимо указанных в Правилах основных помещений в архиве могут быть предусмотрены иные помещения, в которых в соответствии с технологическими процессами могут находиться архивные документы и должны обеспечиваться требования по их сохранности.

3.2. Размещение архива в приспособленном здании и приспособленных помещениях допускается только после его (их) обследования представителями архива, соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела или органа местного самоуправления <45>.

--------------------------------

<45> Часть 5 статьи 14, части 1 и 2 статьи 15 Федерального закона N 125-ФЗ. URL: https://base.garant.ru/12137300 (дата обращения: 26.03.2021).

При обследовании приспособленного здания (помещения) под архив необходимо учитывать:

- месторасположение здания (помещения);

- тип здания;

- этажность здания;

- противопожарное состояние;

- площадь помещения;

- нормативную нагрузку на перекрытие в обследуемом помещении (определяется по документам паспорта (проекта) здания (помещения));

- уровень естественного освещения;

- ориентацию окон на стороны света;

- уровень искусственного освещения;

- температуру воздуха помещения;

- относительную влажность воздуха в помещении;

- степень загрязненности воздуха в помещении и в районе расположения здания;

- биологическое состояние среды помещения.

При обследовании здания (помещения) необходимо проверить состояние помещений здания, в том числе подвальных и чердачных, работоспособность электросетей, отопительных и вентиляционных систем, прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок <46>.

--------------------------------

<46> СП 118.13330.2012* "Общественные здания и сооружения". Актуализированная редакция СНиП 31-06-2009 (Утверждены приказом Министерства регионального развития Российской Федерации от 29 декабря 2011 г. N 635/10 (с изменениями и дополнениями). URL: http://docs.cntd.ru/document/1200092705 (дата обращения: 26.03.2021); Рекомендации "Освоение помещений, выделяемых под ведомственные или государственные хранилища и иные функциональные архивные службы"/Росархив, ВНИИДАД. - М., 1996. (СИФ ВНИИДАД N ДР 174).

Правилами установлено, что размещение архива не допускается:

1) в одних зданиях с

- предприятиями общественного питания, готовящих горячую пищу,

- продуктовыми магазинами и (или) складами,

- организациями, хранящими и (или) применяющими пожароопасные и агрессивные химические вещества;

2) в ветхих строениях,

- деревянных постройках,

- помещениях с относительной влажностью воздуха более 55%,

- помещениях с печным отоплением;

3) в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли, за исключением хранилищ (помещений), обеспечивающих защиту от проникновения в них грунтовых, талых и паводковых вод.

3.3. При проектировании размещения архивохранилища в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориентацией окон.

При планировке помещений архива необходимо учитывать, что архивохранилище должно располагаться на удаленном расстоянии от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов, быть гидроизолировано, по возможности иметь запасной выход.

Архивохранилище отделяется от соседних помещений архива огнеупорными стенами и перекрытиями.

В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения, канализации, технологических или бытовых выводов воды, газового оборудования и т.д.

В архивохранилище нельзя располагать распределительные щиты, предохранители и отключающие рубильники.

Высота архивохранилища не должна быть менее 2,2 м от пола до нижней части выступающих конструкций перекрытия.

Не рекомендуется использование фальшпотолков и фальшполов (не распространяется на помещения, предназначенные для установки оборудования информационной системы архива) <47>.

--------------------------------

<47> TIA-942 "Telecommunications Infrastructure Standards for Data Centres" (2005, редакция 7.0.); BS EN 50173; ASHRAE - American Society of Heating, Refrigerating and Air-Conditioning Engineers ("Thermal Guidelines for Data Processing Environments", ASHRAE, 2011; стандарт BICSI 002 2010 "Date Center Design and Implementation Best Practices" - "Наилучшие практики в области проектирования и внедрения центров обработки данных"; Распоряжение Правительства Российской Федерации от 07.10.2015 N 1995. URL: http://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001201510120016 (дата обращения: 26.03.2021).

Материалы покрытия стен, полов, потолков, оборудования и средств хранения архивных документов не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

Архивохранилище должно иметь беспрепятственные выходы к лифтам и лестничным клеткам.

Требования к архивохранилищам секретных документов, помещениям, предназначенным для работы с секретными документами, и их оснащению устанавливаются соответствующими нормативными документами, определяющими порядок работы с секретными документами (см. также раздел VIII Методических рекомендаций).

Архивохранилища кино- и фотодокументов должны быть отделены от других помещений.

3.4. Не допускается хранение фонодокументов, видеодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях с магнитным рабочим слоем в архивохранилище с паразитными <48> постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 а/м <49>.

--------------------------------

<48> Паразитное электромагнитное излучение - это электромагнитное излучение, являющееся результатом паразитной генерации в электрических цепях технических средств обработки информации (ГОСТ Р 51275-2006 Защита информации. Объект информатизации. Факторы, воздействующие на информацию. Общие положения. URL: http://docs.cntd.ru/document/gost-r-51275-2006 (дата обращения: 26.03.2021).

<49> ГОСТ 7.68-95 СИБИД. "Фоно- и видеодокументы. Общие технические требования к архивному хранению". Введен в действие постановлением Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации от 18 октября 1995 г. N 544 с 1 июля 1996 г. URL: http://docs.cntd.ru/document/1200013327 (дата обращения: 26.03.2021).