XXVI. Постановка на учет и снятие с учета архивных документов

26.1. Количество единиц хранения/единиц учета в архиве может изменяться в результате проведения следующих видов работ:

- выверки учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки в учетных документах архива;

- проверки наличия и состояния архивных документов, в ходе которой обнаружены не включенные в опись и неучтенные единицы хранения/единицы учета;

- переплета и реставрации архивных документов, после которых одна единица хранения была разделена на части (тома);

- описания архивных документов, переработки описей дел, документов, в процессе которых возможно разделение или объединение единиц хранения/единиц учета, передачи дел в другой фонд или поступления дел.

Все изменения в учетные документы вносятся на основании актов.

Основанием для внесения в учетные документы сведений о поступлении архивных документов являются:

- акт приема-передачи архивных документов на хранение (Приложение N 3 к Правилам);

- акт приема на хранение архивных документов личного происхождения (Приложение N 9 к Правилам).

Основанием для внесения в учетные документы сведений об их выбытии являются:

- акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (Приложение N 10 к Правилам);

- акт о неисправимых повреждениях архивных документов (Приложение N 1 к Правилам);

- акт приема-передачи архивных документов на хранение (Приложение N 3 к Правилам);

- акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (Приложение N 2 к Правилам);

- акт возврата собственнику или владельцу документов, не включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации (Форма N 1);

- акт об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов (Форма N 6).

Основанием для внесения в учетные документы сведений о поступлении/выбытии архивных документов являются:

- акт о технических ошибках в учетных документах (Форма N 5); технической ошибкой может считаться пропуск в нумерации дел, арифметический просчет и т.п.

- акт об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному архиву, данному фонду, неучтенных (Форма N 7);

- акт о разделении, объединении дел (единиц хранения/единиц учета), включении в дело новых архивных документов (Форма N 3);

- акт описания архивных документов, переработки описей (Форма N 8).

Акты учитываются (регистрируются) в книге (журнале) регистрации актов в структурном подразделении, ответственном за ведение учета. После внесения изменений в учетные документы с проставлением отметки о внесении изменений акты подшиваются в дело фонда (пункт 24.3 Правил).

26.2. Поступление документов в архив последовательно фиксируется в учетных документах.

Сведения о поступлениях фиксируются в книге учета поступлений документов (Приложение N 4 к Правилам).

Сведения о поступивших фондах фиксируются в листе фонда (Форма N 36) и списке фондов (Приложение N 5 к Правилам). Поступление фонда в архив обязательно сопровождается заведением дела фонда.

Сведения о поступивших описях дел, документов фиксируются в листе фонда (Форма N 36), реестре описей дел, документов (Форма N 47).

Сведения о поступивших аудиовизуальных документах фиксируются в листе учета аудиовизуальных (кино-, фото-, видео-) документов (Форма N 33); листе учета аудиовизуальных (фоно) документов (Форма N 34) - при нефондовой организации их хранения.

26.3. Сведения о выбытии архивных документов также фиксируются в учетных документах.

Выбытие всех архивных дел описи, фонда возможно в результате проведения научного описания, создания объединенного фонда, передачи дел в другой фонд при допущенных ошибках фондирования.

Свободные номера описей и фондов, закрепленные ранее за другими описями, фондами, в целях точности учета другим описям и фондам не присваиваются. В списке фондов в графе "Отметка о выбытии" указывается, куда выбыл архивный фонд, номер и дата акта, на основании которого он выбыл. Аналогично в реестре описей дел, документов в графе "Примечания" ставится отметка "Выбыла", номер и дата акта, на основании которого опись выбыла.

В архиве ведется учет свободных номеров фондов для точности определения количества фондов.

В случае передачи всех дел архивного фонда из одного архива в другой архив передаются три экземпляра описи дел, документов, дело фонда и лист фонда. Копия описи дел, документов остается в архиве-сдатчике и, в качестве приложения к акту приема-передачи документов, включается в архивный фонд архива-сдатчика.

При выбытии (выделении к уничтожению, присоединению к другому фонду) всех дел архивного фонда лист фонда помещается в дело фонда, которое включается в архивный фонд архива.

Один экземпляр каждой описи дел, документов выбывшего фонда помещается либо в дело фонда, либо в архивный фонд архива.

26.4. Работник архива, ответственный за ведение учета, по результатам изменений в составе дел описи составляет новую итоговую запись к ней. Итоговая запись предназначена для учета количества и особенностей состава дел описи.

В итоговой записи отражается:

- количество дел в описи;

- первый и последний порядковые номера дел, числящихся по описи;

- литерные номера дел;

- пропущенные номера дел.

Все вновь включенные в опись и выбывшие из описи единицы хранения отражаются в итоговой записи. Отметка о выбытии дела делается также в графе "Примечание" с указанием номера, даты и названия акта, по которому выбыло дело.

Итоговая запись составляется к вновь составленной описи, а также по итогам проверки наличия дел описи/фонда в случае изменений в составе и объеме дел описи/фонда. Она может быть дополнена при включении в опись и/или выбытии из описи отдельных дел.

Итоговая запись к каждому последующему годовому разделу описи, по которой документы поступают на хранение, составляется в нарастающем порядке - суммированием количества дел, указанных в предыдущей итоговой записи, с количеством дел, вновь включаемых в опись.

В многотомной описи итоговая запись составляется к каждому тому. В последнем томе составляются две итоговых записи - собственно к тому и всем томам описи.

Каждая итоговая запись подписывается работником, ответственным за учет, с указанием должности и даты составления.