XXXII. Учет страхового фонда и фонда пользования

32.1. Страховые копии и копии фонда пользования на уникальные и особо ценные единицы хранения учитываются в единицах хранения и единицах учета. Копии документов на бумажных носителях и фотодокументов дополнительно учитываются в кадрах, копии кинодокументов - в метрах, копии фонодокументов - по времени звучания, копии видеодокументов - по времени записи.

Изготовленные с архивных документов страховые копии уникальных документов и особо ценных документов и копии фонда пользования учитываются раздельно.

Учет копий страхового фонда ведется в следующих обязательных учетных документах архива (пункт 23.3 Правил):

- книге учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах (с раздельным указанием по графам количества копий страхового фонда и фонда пользования; Форма N 30);

- книге учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке (с раздельным указанием по графам количества копий страхового фонда и фонда пользования; Форма N 29);

- описи страхового фонда на микрофишах (Форма N 41);

- описи страхового фонда на рулонной пленке (Форма N 42).

К книгам учета поступлений страхового фонда и фонда пользования ежегодно составляется итоговая запись.

Опись страхового фонда имеет годовые разделы. К годовым разделам, томам описи и к описи страхового фонда в целом составляется итоговая запись, в которой нарастающим итогом указывается количество скопированных единиц хранения и количество изготовленных копий. Новые итоговые записи к описям страхового фонда составляются по мере изготовления и включения в опись новых страховых копий.

Описи страхового фонда составляются в трех экземплярах. Первые экземпляры передаются вместе со страховыми копиями в Центр хранения страхового фонда или специальное архивохранилище, расположенное на территории субъекта Российской Федерации. Вторые и третьи экземпляры описей остаются в архиве.

Учет страховых копий и копий фонда пользования ведется на основании заказов на изготовление страховых копий и копий фонда пользования, актов приема-передачи страховых копий на специальное хранение.

В книге учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах каждое поступление копий страхового фонда и копий фонда пользования учитывается под самостоятельным порядковым номером. Количественные показатели также вносятся по каждому архивному фонду и описи дел, документов отдельно.

32.2. Описи страхового фонда на микрофишах составляются раздельно на страховые копии каждого архивного фонда, одну или несколько его описей.

Единицей хранения страхового фонда на микрофишах является отдельная микрофиша. Единицей учета считаются отснятые с одного дела одна или несколько микрофиш, помещенных в один конверт. Учетным номером единицы учета является порядковый номер отснятого дела (по описи страхового фонда на микрофишах).

Архивным шифром является соответственно архивный шифр скопированной единицы хранения (единицы учета) с добавлением отметки "СФ" - для страхового фонда и "П" ("Позитив"), "Д" (Диазокопия) - для фонда пользования и порядкового номера по описи страхового фонда на микрофишах (через дефис).

32.3. Единицей хранения страхового фонда на рулонной пленке является физически обособленный рулон микрофильма. Архивным шифром единицы хранения страхового фонда является архивный шифр скопированной единицы хранения (единицы учета) с добавлением отметки "СФ". Архивным шифром единицы хранения фонда пользования является архивный шифр скопированной единицы хранения (единицы учета) с добавлением отметки "ФП".

В книгу учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке в валовом порядке (вне зависимости от фондовой принадлежности документов) заносится каждая единица хранения страхового фонда. По книге учета поступлений единицам хранения страхового фонда присваиваются учетные номера, которые являются составной частью их архивных шифров. В описи страхового фонда на рулонной пленке нумерация единиц хранения соответствует учетным номерам, присвоенным им по книге учета поступлений.

32.4. Единицы хранения (единицы учета) страхового фонда и фонда пользования аудиовизуальных документов идентичны единицам хранения (единицам учета) аудиовизуальных документов. Номер единицы учета страхового фонда кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и видеодокументов переносится в опись из книги учета поступлений.

Страховые копии кинодокументов и фотодокументов учитываются независимо от вида кинодокументов и фотодокументов в одной книге учета поступлений страхового фонда и фонда пользования и описи страхового фонда. Страховые копии фонодокументов на магнитной ленте и граморигиналов учитываются в разных книгах учета поступлений и описях. В итоговых записях книг учета поступлений страхового фонда и фонда пользования и описей страхового фонда кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов дополнительно может указываться количество единиц хранения соответственно промежуточных позитивов и контратипов; позитивов и дубль-негативов; нечетных (I) и четных (II) граморигиналов. В итоговых записях к описям страховых копий кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и видеодокументов указывается также их объем в метрах, кадрах, времени звучания, времени записи.

В описях дел, документов напротив заголовка скопированной единицы хранения (единицы учета) в графе "Примечания" проставляется отметка "СФ". Если скопированы все дела, документы, включенные в опись, отметка "СФ" проставляется только на титульном листе и обложке описи дел, документов.

32.5. Сведения о страховом копировании особо ценных документов вносятся в описи особо ценных дел (Форма N 40) по мере проведения их страхового копирования с проставлением отметки "СФ".