35.4. Составление и ведение списков источников комплектования архива

Архив ведет списки источников комплектования на бумажном носителе и (или) в электронном виде.

Списки ведутся раздельно для организаций и граждан.

При необходимости, архив вправе вести отдельные списки организаций - источников комплектования научно-технической документацией, аудиовизуальными документами.

Составление (уточнение) списков организаций - источников комплектования архивов осуществляется в три этапа:

- подготовительный;

- основной;

- заключительный.

На подготовительном этапе осуществляется выявление организаций, общественных объединений, граждан, находящихся в зоне комплектования архива, которые могут быть отнесены к числу источников комплектования архива. При этом, в частности, рекомендуется охватить все государственные и муниципальные предприятия и учреждения <137>.

--------------------------------

<137> Для максимальной реализации возможностей применения выборочной формы приема документов (см. комментарии к Главе XXXVII Правил).

В организацию, общественное объединение направляется письмо с предложением о сотрудничестве в сфере делопроизводства и архивного дела и с информацией о возможности включения ее в список организаций - источников комплектования государственного, муниципального архива.

Гражданам, у которых имеются документы личного происхождения, представляющие интерес для возможного их включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, предлагается войти в состав источников комплектования архива в ходе личных переговоров или путем переписки.

В случае положительного письменного ответа негосударственной организации, общественного объединения, гражданина на предложение о включении в список организаций и граждан - источников комплектования государственного, муниципального архива осуществляется переход ко второму этапу.

Основной этап включает в себя всестороннее изучение состава документов, образующихся в деятельности организаций, которые могут быть отнесены к числу источников комплектования на основании критериев, указанных в комментариях к пункту 35.3 Правил; подготовку комплекса документов для включения организаций и граждан в проект списка. В результате проведенной работы составляется экспертное заключение архива о возможности включения организации или гражданина в список источников комплектования соответствующего архива.

Экспертное заключение прилагается к протоколу ЭПК.

В экспертном заключении в свободной форме описывается организационно-правовая форма организации по ее учредительным документам; функционально-целевое назначение организации (цели, предмет и виды деятельности); виды (группы) документов, образующиеся в деятельности организации (управленческие, научно-технические, аудиовизуальные, электронные документы, документы по личному составу); полнота состава документов.

Делается вывод о целесообразности включения организации в список организаций - источников комплектования с указанием рекомендуемой формы приема (полная или выборочная) (см. комментарии к Главе XXXVII Правил). Выписка из протокола заседания ЭПК входит в состав наблюдательного дела организации <138>.

--------------------------------

<138> Подробнее см.: Определение организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов. Методические рекомендации/Росархив, ВНИИДАД. - М., 2012. - 39 с. URL: http://archives.ru/documents/rekomend_organization-istochniki-komplektovaniya.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

Для негосударственных организаций готовится проект соответствующего договора.

Заключительный этап включает в себя принятие решения о включении организации в число источников комплектования архива и о форме приема и заключение договора в соответствии с требованиями законодательства и пункта 35.1 Правил <139>.

--------------------------------

<139> Пункт 2 статьи 20 Федерального закона N 125-ФЗ.

Негосударственные организации, временно хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к государственной или муниципальной собственности, остаются в списке источников комплектования тех архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники, до передачи этих документов на постоянное хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. После чего с организацией может быть заключен договор о включении организации в список источников комплектования.

В договоре с негосударственной организацией указывается предмет договора; права и обязанности сторон; сроки временного хранения документов в организации до передачи их в архив; срок действия договора; юридические адреса сторон. Приводятся виды (группы) документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, согласованные сторонами <140>.

--------------------------------

<140> Подробнее см.: Методические рекомендации "Определение организаций - источников комплектования...". URL: http://archives.ru/documents/rekomend_organization-istochniki-komplektovaniya.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

Договоры должны быть оформлены должным образом и подписаны лицами, имеющими необходимые полномочия. Договоры составляются в двух экземплярах. После принятия решения о включении организации в список источников комплектования один экземпляр договора включается в наблюдательное дело организации в архиве (см. комментарии к пункту 35.9 Правил), второй - направляется в организацию. В случае ликвидации организации и передачи ее дел в архив, договор включается в дело фонда организации.