XXVII. Учет единиц хранения, имеющих в оформлении драгоценные металлы и камни

--------------------------------

<123> Глава XXVII не распространяется на государственные и муниципальные музеи и библиотеки.

27.1. Архив ведет учет единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни.

В соответствии с законодательством РФ архив проходит регистрацию в инспекции пробирного надзора Минфина России и получает свидетельство о постановке на специальный учет. Документы, имеющие в оформлении драгоценные металлы и камни, рекомендуется сдавать по акту передачи во временное пользование в инспекцию пробирного надзора Минфина России на экспертизу. По результатам проведенной экспертизы составляется акт, на основании которого документ, имеющий в оформлении драгоценные металлы и камни, ставится на специальный учет.

27.2. В архиве учет единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, ведет материально ответственное лицо из числа работников архива, с которым заключается договор о материальной ответственности.

27.3. Единицы хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, подлежат сейфовому хранению, о чем в описи дел, документов в графе "Примечание" делается соответствующая отметка ("сейфовое хранение").

27.4. Учет единиц хранения осуществляется в инвентарной книге учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни (Форма N 16). Учет ведется по порядку номеров архивных фондов, описей дел, документов, а внутри каждой описи дел, документов - по порядку номеров единиц хранения. К единице хранения, имеющей в оформлении или в приложении драгоценные металлы и камни, прикрепляется бирка, на которой через дробь с архивным шифром указывается номер по инвентарной книге.

Номер проставляется через дробь с архивным шифром (например, инв. N 1 / ГАРФ. Ф.572. Оп.1. Д.17).

К инвентарной книге после каждого поступления или выбытия единиц хранения составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество единиц хранения, внесенных в книгу, дата составления итоговой записи, должность и фамилия материально ответственного лица.

Листы инвентарной книги нумеруются, прошнуровываются и скрепляются печатью архива. На обороте последнего листа делается запись о количестве листов в книге, которая заверяется подписями руководителя архива и материально ответственного лица, скрепляется печатью архива.

Инвентарная книга учета единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, ведется в трех экземплярах. Первый экземпляр книги хранится в подразделении, осуществляющем учет архивных документов, второй - у материально ответственного лица, третий - в бухгалтерии архива.

Единицы хранения, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, подлежат инвентаризации.

27.5. Инвентаризация проводится комиссией, создаваемой приказом руководителя архива ежегодно, в плановом порядке, либо в случае смены материально ответственного лица, руководителя архива. Результаты инвентаризации оформляются актом, составляемым в трех экземплярах. Один экземпляр акта направляется в уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.