XXXIII. Учет электронного фонда пользования

33.1. Единицей хранения электронного фонда пользования (далее ЭФП) является электронная копия единицы хранения (единицы учета) архивных документов. Объем ЭФП может учитываться по файлам и в мегабайтах (МБ).

Учет копий электронного фонда пользования ведется по книге учета поступлений фонда пользования в произвольной форме. В архиве могут быть разработаны методические рекомендации по созданию цифровых копий фонда пользования.

В описях дел, документов в графе "Примечания" напротив заголовка скопированной единицы хранения (единицы учета) проставляется отметка "ЭФП". Если скопированы все единицы хранения (единицы учета), включенные в опись дел, документов, соответствующая отметка проставляется только на ее титульном листе и обложке.

Копии электронного фонда пользования необходимо хранить в виде упорядоченной системы вложенных папок, соответствующей организации документов по фондам, описям и единицам хранения или иной (не фондовой) системе организации. Файлы электронных образов должны иметь наименования, позволяющие однозначно идентифицировать документы. Наиболее целесообразным является включение в имя файла архивного шифра документа (номеров единиц хранения и/или единиц учета).

Также в архиве может быть разработана, в том числе на основе специализированного программного обеспечения, база данных (система), предназначенная для хранения и автоматизированного учета копий электронного фонда пользования <126>.

--------------------------------

<126> Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом. - М.: ВНИИДАД, 2012 (Раздел 3 "Учет электронных копий фонда пользования"). URL: http://archives.ru/documents/rekomend_el-copy-archival-documents/razdel-3.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

Копии ЭФП могут быть включены в информационную систему архива. Копии ЭФП могут храниться на сервере архива или обособленных (съемных) носителях. Для съемных носителей создается вкладыш с указанием архивного шифра документа. Сведения об обособленных носителях вносятся в книгу учета носителей ЭФП, форма которой разрабатывается в архиве.

При необходимости в архиве может создаваться несколько цифровых копий разного назначения при условии соблюдения требований к организации их хранения и учета.

Организация хранения и учета электронного фонда пользования определяется возможностями архива. Создание и учет копий электронного фонда пользования могут регламентироваться разработанными в архиве нормативными и методическими документами.