46.9. Архивная справка

Архивная справка (Приложение N 11 к Правилам) представляет собой оформленный на бланке архива информационный документ с обозначением его названия ("Архивная справка"), содержащий документную информацию по теме запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена, имеющий юридическую силу. Архивная справка заверяется руководителем архива или органа местного самоуправления либо уполномоченным им лицом.

Архивная справка составляется на основании документов, хранящихся в архиве.

Рекомендуется начинать архивную справку словами "В документах архивного фонда ("В архивной коллекции") ..." (дается наименование архивного фонда (архивной коллекции)). Текст в архивной справке излагается в хронологической последовательности событий (а не документов) с указанием видов архивных документов и их дат.

Даты могут быть указаны:

- только цифрами

Примеры:

15.04.2011;

- цифрами и буквами

Примеры:

15 апреля 2011 г. (слово "год" может быть написано полностью).

В архивной справке допускается цитирование архивных документов. При цитировании документа начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов или абзацев обозначаются многоточием. При цитировании обычно используется глагол "указано" ("В протоколе, приказе, распоряжении... указано..."). Выражение "имеются сведения" употребляется при изложении содержания документов, цитирование которых затруднено, например, финансовых отчетов ("В финансовом отчете (название организации) за ... год имеются сведения о строительстве или имеются сведения, что..."). При использовании списков обычно пишется глагол "значится" (в списках присутствующих значится ...).

В тексте архивной справки данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточности названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках.

Если в запросе и в документах при написании фамилии, имени и отчества лица имеются расхождения, сотрудник архива осуществляет поиск и проверку информации, позволяющей установить их идентичность, для чего проверяется несколько записей в разных документах, в которых дополнительная информация позволяет установить, что речь идет об одном и том же человеке. В случаях, когда это установить невозможно, в справке дается информация по тексту документа. Если в документе указана только фамилия без инициалов или инициалы без расшифровки, то в архивной справке информация представляется аналогичным образом. В данных и аналогичных случаях, относящихся к расхождениям в написании фамилии, имени, отчества, инициалов лица, в тексте справки в скобках указывается "Так в документе" или "Так в тексте оригинала".

Неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению места текста документа оговариваются в примечаниях по тексту архивной справки с указанием "Так в тексте оригинала" или "В тексте неразборчиво". В примечаниях оговаривается также наличие или отсутствие отметки о заверении документов, послуживших основанием для составления ответа.

В архивную справку включается информация, запрашиваемая пользователем, а также информация, необходимая для подтверждения запрашиваемых сведений (например, информация о переименовании организации). Наименование организации при первом упоминании приводится полностью, затем в скобках указывается ее официальное сокращенное наименование (при наличии), которое может использоваться далее в тексте при повторных упоминаниях наименования организации. Переименования могут быть указаны в самостоятельной архивной справке <227>. Информация о переименованиях дается на основании учредительных документов и приказов по основной деятельности организации.

--------------------------------

<227> Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера/Росархив, ВНИИДАД. - М., 2011. URL: http://archives.ru/documents/methodics/recommendations-socially-legal-inquiries.shtml#toc (дата обращения: 26.03.2021).

В "Основании" архивной справки после двоеточия приводятся поисковые данные документов, использованных для написания справки: архивные шифры и номера листов архивных документов; использованные печатные издания (через точку с прописной буквы или через точку с запятой со строчной буквы). Возможно проставление архивных шифров и номеров листов архивных документов в тексте архивной справки сразу после изложения каждого факта или события.

При отсутствии в архиве документов по теме запроса архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным или рукописным справочным материалам, периодической печати с точным и полным указанием источника. В этом случае вместо названия фонда в архивной справке указывается источник информации:

Примеры:

"В печатном (рукописном) справочнике (название справочника) в списке (название документа) значится ...").

В "Основании" указывается полное название справочника, издания, выходные данные, номер листа (страницы).

Согласно Правилам, в тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы архива по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

При этом документы делопроизводства XVI в. - первой половины XVIII в. допускается воспроизводить с некоторыми упрощениями, облегчающими восприятие текста и создающими возможности для его текстового воспроизведения с использованием обычных технических средств. Так, вышедшие из употребления буквы алфавита заменяются аналогично произносимыми буквами современного алфавита ("ф" вместо "фиты", "е" вместо "яти" и т.п.). Буквенные обозначения чисел заменяются современным цифровым обозначением. Остальные особенности написания рекомендуется сохранять (например, твердый знак в середине и конце слова, глагольные и падежные окончания и др.).

Сокращения отдельных слов, обычные для старославянского и церковнославянского письма, заменяются их полным написанием. Даты сохраняются в том же летосчислении, что и в подлиннике. Для удобства прочтения расставляются в соответствии со смыслом текста знаки препинания, которые в старых рукописях нередко вообще отсутствуют, а также разграничиваются строчные и прописные буквы.

Документы второй половины XVIII в. и позднейшего времени рекомендуется воспроизводить в соответствии с современными нормами правописания, сохраняя лишь индивидуальные особенности написания собственных имен.

Архивная справка, превышающая по объему один лист, прошивается, все ее листы нумеруются. Все листы архивной справки скрепляются, на месте скрепления ставятся подпись и печать. Последний лист архивной справки подписывается руководителем архива или уполномоченным им должностным лицом (в муниципальном архиве - руководителем органа местного самоуправления или уполномоченным им должностным лицом) и заверяется печатью архива - для использования на территории Российской Федерации, и гербовой печатью, а при ее отсутствии - печатью, определенной уставом архива, - для направления за пределы Российской Федерации. Для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом - печатью, определенной правовым актом соответствующего органа местного самоуправления.

Архивная справка печатается в двух экземплярах. Второй экземпляр вместе с запросом хранится в архиве не менее 5 лет <228>.

--------------------------------

<228> Статья 178 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236 (зарегистрирован Минюстом России 6 февраля 2020 г., регистрационный N 57449).

Недостающие по запросу сведения (как правило, информация о том, какие сведения и за какие годы в архиве отсутствуют и почему) могут быть оформлены в виде сопроводительного письма архива, которое печатается на бланке архива и подписывается руководством архива <229>.

--------------------------------

<229> Пункт 2.6.5 Методических рекомендаций по исполнению запросов социально-правового характера/Росархив, ВНИИДАД. - М., 2011. URL: http://archives.ru/documents/methodics/recommendations-socially-legal-inquiries.shtml#toc (дата обращения: 26.03.2021).

Если архивная справка предназначена для направления в государство, подписавшее Конвенцию, отменяющую требование легализации иностранных официальных документов, заключенную в г. Гааге 5 октября 1961 г., она должна быть заверена соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (для архивных справок федеральных государственных архивов) проставлением и заполнением апостиля, и направляется в МИД России. Исключение составляют:

- государства, с которым Российская Федерация заключила договор о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам,

- государства-участника СНГ, подписавшего Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации,

- государства, с которым имеется двустороннее соглашение о сотрудничестве в этой области <230>.

--------------------------------

<230> Пункт 57 Раздел III Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства", утвержденный приказом Минкультуры России от 31 мая 2012 г. N 566 (зарегистрирован Минюстом России 10 сентября 2012 г., регистрационный N 25419) (далее - Административный регламент Росархива, утвержденный приказом N 566) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 18.03.2013. N 11.