XLVII. Копирование архивных документов

47.1. Под копированием архивных документов понимается изготовление изображений, воспроизводящих внешний вид и содержание архивного документа, перезапись кино-, фото-, видеодокументов.

Архив организует прием заказов на копирование архивных документов:

- непосредственно в архиве,

- по почте,

- с использованием официального сайта архива или официального сайта уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, официального сайта органа местного самоуправления,

- по информационно-телекоммуникационным сетям.

Перед тем, как принять заказ на копирование архивных документов, рекомендуется проверить, не содержатся ли в заказе на копирование наименования архивных документов ограниченного доступа. Порядок работы с такими документами установлен Главой XLV Правил.

Копирование архивных документов может быть ограничено действием законодательства об интеллектуальной собственности <244>. Архивам рекомендуется ограничивать самостоятельное копирование пользователями архивных документов, на которое распространяется или может распространяться действие авторского права и смежных прав, до получения соответствующего письменного разрешения правообладателя. В том числе, рекомендуется предусмотреть наличие технических и технологических средств защиты от копирования экземпляров произведений в электронной форме (или копий экземпляров произведений в электронной форме), предоставленных пользователям на компьютерах, установленных в читальном зале.

--------------------------------

<244> Подробнее об ограничениях и организации копирования объектов авторского и смежного права см. Методические рекомендации по отнесению архивных документов к объектам авторского и смежного прав, доступу и порядку использования таких документов/Росархив, ВНИИДАД. - М., 2017. URL: http://archives.ru/documents/methodics/2018-metod-rekomendacii-avtorskoe-pravo.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

Работник архива, принимая заказ от пользователя, проверяет правильность его содержания и оформления. В заказе на копирование любых видов архивных документов, вне зависимости от того, каким способом осуществляется прием заказов, должны быть указаны следующие сведения: перечень копируемых дел, документов, печатных изданий с указанием их архивных шифров, объема копирования, количества экземпляров, вида копий, технических параметров копирования <245>, дата заказа.

--------------------------------

<245> Пункт 4.2.21 "Порядка использования...". URL: http://archives.ru/documents/prik143_2017.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

В заказе на создание электронной копии документа важно, кроме вышеуказанных сведений, указать: вид копий, способ оцифровки документов <246>.

--------------------------------

<246> Отчет о научно-исследовательской работе "Проведение научных исследований в области комплектования, хранения, учета и использования архивных документов"/Росархив, ООО БизнесСкан, 2018 // Федеральное архивное агентство. Офиц. сайт. [Электронный ресурс]. URL: http://archives.ru/documents/methodics/2018-nir-tt-digitization.shtml (дата обращения: 26.03.2021); Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом/Росархив, ВНИИДАД. 2012. URL: http://archives.ru/documents/rekomend_el-copy-archival-documents.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

Заполненный бланк заказа на копирование визируется руководителем архива или уполномоченным им должностным лицом.

47.2. Копирование архивных документов осуществляется:

- по заказу пользователей техническими средствами архива;

- самостоятельно пользователями арендуемыми техническими средствами архива или собственным техническим средством в соответствии с Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах и локальными актами архивов.

47.3. Копирование архивных документов осуществляется на возмездной основе на основании договора <247>, в котором указываются объем копирования, стоимость услуг, сроки изготовления и виды изготавливаемых копий, приводится перечень копируемых дел, документов с указанием их архивных шифров <248>.

--------------------------------

<247> Части 4, 5 статьи 26 Федерального закона N 125-ФЗ; "Порядок использования...".

<248> Пункт 4.2.22 "Порядка использования...". URL: http://archives.ru/documents/prik143_2017.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

В случае если архив является структурным подразделением органа местного самоуправления, договор возмездного оказания услуг архивных документов заключается указанным органом местного самоуправления.

Также на основании договора организуется самостоятельное копирование документов пользователем арендуемыми техническими средствами архива, в котором указываются, кроме вышеперечисленных сведений, дата и время предоставления технических средств, тип предоставляемого технического средства, виды изготавливаемых копий.

В договоре на организацию самостоятельного копирования собственным техническим средством пользователем дополнительно указывается тип используемого им для копирования технического средства <249>.

--------------------------------

<249> Пункт 4.2.21 "Порядка использования...". URL: http://archives.ru/documents/prik143_2017.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

В договоре на копирование/организацию самостоятельного копирования документов указываются: данные о сторонах по договору, почтовые и банковские реквизиты, наименование сторон, учредительные документы, фамилия, имя, отчество и занимаемая должность лиц, имеющих право на подписание договора <250>.

--------------------------------

<250> Глава 27 части 1 Гражданского кодекса Российской Федерации // Собрание законодательства РФ. 05.12.1994. N 32. Ст. 3301.

Договор заключается по взаимному согласию сторон. Если в архиве отсутствуют финансовые, технические и кадровые возможности по исполнению договора на копирование архивных документов, архив может такой договор не заключать (кроме договора на самостоятельное копирование архивных документов собственным техническим средством пользователя).

Порядок определения платы и (или) размер платы за копирование/организацию самостоятельного копирования архивных документов устанавливается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Стоимость оказания архивом услуг по копированию/организации самостоятельного копирования документов устанавливается архивом в прейскуранте оказываемых услуг, утверждаемом локальным актом архива.

Стоимость оказания федеральным государственным архивом услуг по копированию/организацию самостоятельного копирования документов устанавливается архивом по прейскуранту платных услуг, который утверждается директором архива и руководителем федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (Росархив) <251>.

--------------------------------

<251> Рекомендации по оказанию платных услуг федеральными казенными учреждениями, подведомственными Федеральному архивному агентству/Росархив. - М., 2017. URL: http://archives.ru/documents/methodics/rekomendacii-po-okazaniyu-platnyh-uslug-federal.html (дата обращения: 26.03.2021).

На возмездной основе копирование архивных документов осуществляется в объеме не более 100 листов (кадров, электронных образов) в течение рабочего дня <252>.

--------------------------------

<252> Пункт 4.2.22 "Порядка использования...". URL: http://archives.ru/documents/prik143_2017.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

При наличии электронной копии копия для пользователя изготавливается с данной электронной копии.

Фотокопирование (микрофильмирование) документов осуществляется полистно - т.е. по одному листу на кадр.

Работник архива обеспечивает контроль за сохранностью копируемых дел, документов, печатных изданий и соблюдением условий договора в процессе самостоятельного копирования пользователем собственным техническим средством или арендуемыми техническими средствами архива.

47.4. Для копирования архивных документов по заказам органов государственной власти и местного самоуправления в целях исполнения ими своих полномочий в соответствии с законодательством Российской Федерации, осуществляемого архивом на безвозмездной основе, в архив представляется письменное официальное мотивированное обращение, подлинник которого остается в архиве. Сроки изготовления таких копий согласовываются непосредственно с этими органами.

47.5. Копирование архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, производится в соответствии с порядком признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии <253>.

--------------------------------

<253> Часть 2 статьи 25 Федерального закона N 125-ФЗ; подпункт 13 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве; Порядок признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии. Утвержден приказом Росархива от 25 июня 2020 г. N 75. Зарегистрирован Минюстом России 04.08.2020. Регистрационный N 59164. URL: http://archives.gov.ru/documents/other/poryadok-priznaniya-dokumentov-afrf-v-neudovletvoritelnom-fiz-sostoyanii.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

Работник архива информирует пользователя <254> о невозможности проводить самостоятельное копирование документов, которые уже имеют копии в фонде пользования архива; отнесены к категории особо ценных; имеют угасающий текст, пигментные пятна, коррозии железо-галловых чернил, нарушения связи красочного слоя с основой, исполнены на ломкой бумаге, на кальке, имеют сургучные и восковые печати, повреждение переплета (раскол блока, нарушение шитья, выпадение листов), корешок, который не позволяет раскрыть дело на ровной поверхности, не причиняя при этом повреждений переплету и самому делу. Требования к техническим средствам, используемым при самостоятельном копировании, установлены в пункте 4.2.25 "Порядка использования..." <255>.

--------------------------------

<254> Пункт 4.2.25 "Порядка использования...". URL: http://archives.ru/documents/prik143_2017.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

<255> URL: http://archives.ru/documents/prik143_2017.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

47.6. При оформлении копии рассекреченного архивного документа в месте расположения соответствующего грифа секретности работник архива, осуществляющий копирование, на копии проставляет штамп "Рассекречено". Штамп на электронной копии рассекреченного архивного документа проставляется с использованием программных средств или заставки "Рассекречено". При самостоятельном копировании пользователем рассекреченного архивного документа работник архива, обеспечивающий контроль, размещает в месте расположения соответствующего грифа секретности заставку со штампом "Рассекречено".

После завершения копирования оформляется акт сдачи-приемки оказанных услуг. Работник архива вносит сведения об изготовлении копии с документов дела в лист использования архивных документов.

Архив не проводит проверку идентичности изготовленных пользователем самостоятельно копий архивных документов подлиннику и не удостоверяет наличие такой идентичности.

47.7. Копии архивных документов выдаются пользователям, их доверенным лицам или могут быть высланы на указанный ими почтовый адрес или адрес электронной почты, предоставлены в личный кабинет (в соответствии с договором).

Для получения копий архивных документов пользователь должен представить документ, удостоверяющий личность, доверенное лицо - документ, удостоверяющий личность, и доверенность от пользователя, оформленную в установленном законом порядке (для физических лиц - в простой письменной форме). При личном получении копии пользователь ставит свою подпись и дату в журнале учета заказов на копирование. В случае отправки копий архивных документов по почте ставится регистрационный номер почтового отправления и дата.

Если копируется документ по заказу пользователей техническими средствами архива, на обороте каждого листа копии архивного документа, включая копии архивных электронных документов на бумажном носителе, работник архива на обороте каждого листа копии проставляет архивные шифры документов и номера листов единиц хранения архивного документа.

47.8. Архив ведет учет заказов на копирование на бумажном носителе или в электронном виде (см. комментарии к Главе LI. Учет использования архивных документов).