XXVIII. Учет особо ценных и уникальных документов

28.1. Уникальные документы учитываются в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и в государственных реестрах уникальных документов субъектов Российской Федерации. Порядок ведения данных реестров определяется соответствующими уполномоченными органами исполнительной власти в сфере архивного дела <124>.

--------------------------------

<124> Часть 1 статьи 19 Федерального закона N 125-ФЗ; подпункт 12 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве.

Выявление уникальных документов проводится в плановом порядке, а также в ходе выполнения других видов архивных работ. На отобранный уникальный документ заполняется проект листа учета и описания уникального документа Архивного фонда Российской Федерации, который направляется для ознакомления внешним экспертам.

После получения положительных отзывов внешних экспертов заполняется форма листа учета и описания уникального документа Архивного фонда Российской Федерации. В случае получения отрицательного отзыва внешнего эксперта данные об этом учитываются во вспомогательном учетном документе произвольной формы.

Два экземпляра заполненных форм листов учета и описания уникального документа Архивного фонда Российской Федерации и не менее двух экспертных заключений внешних экспертов на каждый уникальный документ представляются сотрудником, в плановом порядке занимающимся выявлением уникальных документов, на рассмотрение ЭПК архива.

ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, экспертной фондово-закупочной комиссией государственного или муниципального музея, ЭК государственной или муниципальной библиотеки, ЭПК научной организации, включенной в перечень научных организаций, утвержденный Правительством Российской Федерации, принимается решение о представлении в Росархив предложения о включении уникального документа в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. Данные предложения должны быть представлены в Росархив до 1 сентября текущего года.

Порядок представления предложений о включении документов в Государственный реестр на бумажном носителе определяется Положением о ведении Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

Предложения представляются в Росархив одновременно в двух идентичных по содержанию формах:

- в бумажной - в виде заполненных в двух экземплярах листов учета и описания уникальных документов, с не менее чем двумя экспертными заключениями внешних экспертов;

- в электронной - в виде заполненных листов учета и описания уникальных документов, созданных с помощью информационной системы (ИС) "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации". Предложение о включении документов в Государственный реестр может быть представлено непосредственно в ИС "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации" через личный кабинет;

- с помощью текстового редактора, электронных копий уникальных документов и электронных копий экспертных заключений. При несоответствии записей на бумажном носителе записям на электронном носителе приоритет имеют записи на бумажном носителе.

Требования к порядку представления предложений о включении документов в ИС "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации" устанавливаются Регламентом информационной системы "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации".

Информация о рассмотрении ЦЭПК при Росархиве предложений архивов и официальной регистрации уникального документа в Государственном реестре или о не включении документа в Государственный реестр должна быть учтена во вспомогательном учетном документе произвольной формы.

В листах учета и описания уникального документа (Форма N 35) следует отмечать сведения, полученные в результате научного изучения уникального документа, а также информацию о проведении его реставрации. Изменения в лист учета и описания уникального документа вносятся на основании актов о внесении изменений и дополнений в лист учета и описания уникального документа, составляемых в архиве в произвольной форме и представляемых в Росархив на бумажном носителе.

Порядок ведения государственных реестров уникальных документов субъектов Российской Федерации определяется соответствующими уполномоченными органами исполнительной власти в сфере архивного дела на основании Положения о ведении Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, а также утвержденных региональных положений или регламентов о ведении региональных реестров уникальных документов.

28.2. Особо ценные документы учитываются отдельно от других документов Архивного фонда Российской Федерации в списках фондов, содержащих особо ценные документы (Форма N 50), в описях особо ценных дел (Форма N 40) и реестрах описей особо ценных дел, документов (Форма N 48).

Суммарный учет всех фондов, содержащих особо ценные документы, ведется по списку фондов, содержащих особо ценные документы. В него вносятся все фонды, объединенные архивные фонды и коллекции, в которых выявлены особо ценные документы. К номерам таких архивных фондов, коллекций, описей дел, документов в учетных документах добавляется отметка "ОЦ". Данная отметка не входит в архивный шифр единиц хранения (единиц учета), так как является служебной.

Опись особо ценных дел составляется на основе описей, в которых содержатся заголовки особо ценных дел, документов с сохранением за ними прежних учетных номеров. При этом в описях дел, документов в графе "Примечания" напротив заголовков особо ценных дел, документов проставляется отметка "ОЦ".

Рекомендуется составлять одну опись на особо ценные документы фонда вне зависимости от количества описей в нем.

В случае наличия в фонде описи, в которой заголовков особо ценных дел более половины, допускается изготавливать копию этой описи, указывать в конце количество особо ценных единиц хранения (единиц учета), и использовать данную копию на правах описи особо ценных дел.

Систематизация особо ценных единиц хранения (единиц учета) в описи особо ценных дел ведется в порядке номеров описей, а внутри каждой описи - в порядке возрастания номеров единиц хранения (единиц учета) данного фонда. В опись особо ценных дел вносятся: номер фонда, номер архивной описи, номер единицы хранения (единицы учета), заголовок, крайние даты документов, количество листов в деле, сведения о номере единицы учета (единицы хранения страхового фонда).

Если в фонде обнаружены особо ценные дела, документы, особая ценность которых не отражена в заголовке, заголовки уточняются либо составляются аннотации. В аннотации должны быть отражены критерии ценности, в соответствии с которыми документ, группа документов или дело в целом отнесены к категории особо ценных. В конце аннотации указываются номера листов особо ценных документов.

В итоговой записи указывается общее количество особо ценных единиц хранения (единиц учета), включенных в опись. Если скопированы все единицы хранения (единицы учета) по данной описи рекомендуется внести эти сведения в итоговую запись.

К описи особо ценных дел составляется титульный лист и оглавление. Если опись особо ценных дел составлена на основе нескольких описей фонда, то рекомендуется составить краткое предисловие, где характеризуется состав выявленных особо ценных документов, основные критерии их выявления. При необходимости составляется список сокращений.

Рекомендуется иметь три экземпляра описей, первый из которых хранится в подразделении (у работника), осуществляющего государственный учет документов архива; второй передается вместе со страховым фондом на специальное хранение; третий экземпляр - в хранилище, где находятся особо ценные дела, документы.

Описи особо ценных дел учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов.

Каждой описи присваивается порядковый номер, указываются номер фонда и номер описи, название описи, количество единиц хранения, крайние даты и количество экземпляров. К реестру описей особо ценных дел, документов составляется итоговая запись, которая проверяется ежегодно при составлении паспорта архива.

Сведения о количестве особо ценных дел вносятся в паспорт архива ежегодно. Учет особо ценных документов ведется и в ПК "Архивный фонд".

Если руководителем архива будет принято решение об исключении части документов из категории особо ценных, в учетные документы вносятся соответствующие изменения.