XLV. Организация доступа пользователей к архивным документам

45.1. Архив организует доступ пользователей к архивным делам, документам с учетом требований, установленных законодательством Российской Федерации, в том числе Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации <189>. Доступ обеспечивается путем предоставления подлинников архивных документов или копий фонда пользования.

--------------------------------

<189> Приказ Росархива N 143, пункт 4.1.5. URL: http://archives.ru/documents/prik143_2017.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

Доступ к архивным документам может быть ограничен в соответствии с:

- международным договором Российской Федерации,

- законодательством Российской Федерации,

- распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности <190>.

--------------------------------

<190> Часть 1 статьи 25 Федерального закона N 125-ФЗ.

Ограничивается доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную <191> и иные охраняемые законодательством Российской Федерации тайны <192>.

--------------------------------

<191> Порядок работы с секретными документами (являющимися носителями сведений, составляющих государственную тайну) раскрывается в разделах 52 - 54 Правил.

<192> Далее - "архивные документы ограниченного доступа". Пункт 3.2 "Порядка использования...". URL: http://archives.ru/documents/prik143_2017.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

Помимо государственной тайны, выделяются следующие виды тайн <193>:

--------------------------------

<193> Статья 9 Федерального закона N 149-ФЗ; Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 (ред. от 13.07.2015) "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" // Собрание законодательства РФ. 10.03.1997. N 10. Ч. I. Ст. 1127.

- служебная тайна (служебная информация ограниченного распространения) (документы с пометкой "Для служебного пользования" ("ДСП"));

- коммерческая тайна (документы с грифом "Коммерческая тайна");

- профессиональная тайна (врачебная, нотариальная, налоговая, адвокатская, банковская, аудиторская и другие тайны);

- сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни и сведения, создающие угрозу для его безопасности <194>.

--------------------------------

<194> Часть 3 статьи 25 Федерального закона N 125-ФЗ.

Документы, содержащие информацию, относящуюся к профессиональной тайне, и информацию ограниченного доступа о гражданине, соответствующего грифа или пометки не имеют.

Доступ пользователей к архивным документам, являющимся носителями такого рода сведений, ограничивается законодательством Российской Федерации независимо от формы собственности на эти документы <195>.

--------------------------------

<195> Части 2, 3 статьи 25 Федерального закона N 125-ФЗ.

Доступ к объектам интеллектуальной собственности осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации <196>. В частности, доступ к архивным документам, в отношении которых действуют авторские и смежные права, обеспечивается в читальном зале архива с исключением возможности их копирования пользователем, если у него нет соответствующего разрешения правообладателя <197>.

--------------------------------

<196> Статьи 1345, 1363 части 4 Гражданского кодекса Российской Федерации // Собрание законодательства РФ. 25.12.2006. N 52. Ч. I. Ст. 5496.

<197> См.: Методические рекомендации по отнесению архивных документов к объектам авторского и смежного прав, доступу и порядку использования таких документов/Росархив, ВНИИДАД. - М., 2017. URL: http://archives.ru/documents/methodics/2018-metod-rekomendacii-avtorskoe-pravo.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

Для архивных документов, содержащих сведения, составляющие охраняемые законодательством Российской Федерации тайны, законодательством определены разные периоды ограничения доступа к ним и разные условия их завершения. Так:

- для документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, "срок засекречивания сведений, составляющих государственную тайну, не должен превышать 30 лет. В исключительных случаях этот срок может быть продлен по заключению межведомственной комиссии по защите государственной тайны" <198>;

--------------------------------

<198> Статья 13 Закона РФ N 5485-1.

- для архивных документов, содержащих сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, "ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов" <199>.

--------------------------------

<199> Часть 3 статьи 25 Федерального закона N 125-ФЗ.

Для документов, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, "право на отнесение информации к информации, составляющей коммерческую тайну, и на определение перечня и состава такой информации принадлежит обладателю такой информации" <200>.

--------------------------------

<200> Пункт 1 статьи 4 Федерального закона от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ (ред. от 18.04.2018) "О коммерческой тайне" // Собрание законодательства РФ. 09.08.2004. N 32. Ст. 3283.

Доступ к документам, содержащим сведения, составляющие служебную тайну, (служебные сведения ограниченного распространения), имеющим пометку "Для служебного пользования" ("ДСП"), предоставляется только при наличии письменного разрешения от фондообразователя (правопреемника) <201>.

--------------------------------

<201> Пункт 3.2.2 "Порядка использования...". URL: http://archives.ru/documents/prik143_2017.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

Работники архива обязаны предоставлять архивные документы ограниченного доступа до истечения срока доступа к ним:

- представителям органов государственной власти и иных государственных органов и организаций, органов местного самоуправления; судов, органов предварительного следствия, органов дознания по делам, находящимся в их производстве, по письменному официальному мотивированному обращению в пределах исполнения служебных обязанностей;

- представителям организаций - фондообразователей (организаций-правопреемников, организаций, которым были переданы функции ликвидированных организаций, вышестоящих организаций, вышестоящих органов);

- субъектам информации (физическим лицам, сведения о которых содержатся в документах) на основании соответствующего письменного заявления при предъявлении ими документа, удостоверяющего личность, только в отношении архивных документов, содержащих сведения, их касающиеся, и не содержащих сведения, составляющие другую или чужую тайну, если это не противоречит законодательству Российской Федерации; в случае смерти субъектов информации - их наследникам на основании соответствующего письменного заявления при предъявлении документа, удостоверяющего личность, свидетельства о праве на наследство или документов, подтверждающих родство с субъектом информации; доверенным лицам субъектов информации (их наследников) на основании соответствующего заявления при предъявлении документа, удостоверяющего личность, доверенности от субъекта информации (наследников), оформленной в установленном законом порядке, и указанных выше документов <202>. Если свидетельство о праве на наследство, документы, подтверждающие родство с субъектом информации, доверенность представляются в виде копий, они должны быть заверены в установленном законом порядке.

--------------------------------

<202> Часть 3 статьи 26 Федерального закона N 125-ФЗ.

Архивные документы ограниченного доступа могут быть предоставлены работниками архива пользователям при наличии письменного разрешения, оформленного в установленном законом порядке:

- субъекта информации, его доверенного лица, при предъявлении доверенности, оформленной в установленном законом порядке и закрепляющей необходимые полномочия. В случае смерти субъекта информации - его наследников, доверенных лиц наследников при наличии соответствующих документов (см. выше);

- организации-фондообразователя (организации-правопреемника, организации, которой были переданы функции ликвидированной организации, вышестоящей организации, вышестоящего органа).

В архиве остается на хранение подлинник письменного заявления пользователя на доступ к архивным документам, подлинник письменного разрешения организации-фондообразователя (организации-правопреемника, организации, которой были переданы функции ликвидированной организации, вышестоящей организации, вышестоящего органа), подлинник разрешения субъекта информации на доступ к архивным документам, копии документов, подтверждающих родство, копия свидетельства о праве на наследство, копия доверенности, которые работник архива изготавливает с предъявленных ему документов. Все эти документы служат подтверждением обоснованности выдачи архивным работником пользователю архивных документов/архивной информации ограниченного доступа.

Разрешение не должно касаться архивных документов и архивной информации ограниченного доступа о других юридических и физических лицах.

При отсутствии такого разрешения сотрудники архива предоставляют пользователю только общедоступную информацию о других лицах.

Архивные документы ограниченного доступа также могут быть предоставлены работниками архива пользователям при обезличивании сведений, прямо или косвенно идентифицирующих субъект информации (физическое или юридическое лицо). Обезличивание сведений проводится работниками архива в процессе обработки копий архивных документов.

При работе с электронной копией документа для исключения информации ограниченного доступа используются средства графических редакторов. При работе с изображениями используется закрытие, вырезание, стирание, закрашивание или пикселизация части документа. При исключении части сведений в текстовом редакторе отмечается, в каких местах были произведены купирования текста (многоточие в угловых скобках - <...>). Личные данные могут также заменяться на слова, означающие родовые понятия (например, *адрес*). Вместо указания конкретных дат могут использоваться общепринятые обозначения ДД.ММ.ГГГГ, вместо конкретных имен - ФИО.

При подготовке обезличенной копии на бумажном носителе вначале делается промежуточная копия, на которой закрывается (замазывается) информация ограниченного доступа. С этой копии делается еще одна копия, которая предоставляется пользователю. Промежуточная копия уничтожается.

Собственник или владелец архивных документов, передавая документы в архив, может установить свои условия ограничения доступа к ним только в том случае, если это не противоречит нормам федерального законодательства <203>. Доступ к таким документам предоставляется в соответствии с условиями договора между собственником (владельцем) и архивом или на основании письменного разрешения собственника (владельца) <204>, его наследников, доверенных лиц (при предъявлении соответствующих документов).

--------------------------------

<203> Части 1, 2 статьи 25 Федерального закона N 125-ФЗ.

<204> Пункт 3.3 "Порядка использования...". URL: http://archives.ru/documents/prik143_2017.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

Работники архива должны информировать пользователя обо всех существующих ограничениях по доступу при организации различных форм использования архивных документов и рекомендовать обратиться к юридическим или физическим лицам, от которых зависит получение разрешения на использование необходимых документов (информации).

В архиве могут действовать другие ограничения доступа к архивным документам, их выдачи, не связанные с содержанием документов. Такие ограничения могут быть вызваны неудовлетворительным физическим состоянием архивных документов <205> или их использованием другими пользователями. Федеральный закон N 125-ФЗ ограничивает доступ к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документам Архивного фонда Российской Федерации, признанным в порядке, установленном уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии <206>.

--------------------------------

<205> Пункт 3.6 "Порядка использования...". URL: http://archives.ru/documents/prik143_2017.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

<206> Часть 2 статьи 25 Федерального закона N 125-ФЗ.

Работники архива должны информировать пользователя об установленных ограничениях (например, в связи с неудовлетворительным физическим состоянием документа) или временных ограничениях, связанных с тем, что запрашиваемые архивные документы уже выданы для использования (например, экспонируются на выставке).

Архив и соответствующие должностные лица архива несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации за <207>:

--------------------------------

<207> Там же.

- нарушение права пользователя свободно искать и получать для изучения архивные документы любым законным способом <208>;

--------------------------------

<208> Пункт 4 статьи 29; статья 55 Конституции Российской Федерации (ред. от 14.03.2020) // Российская газета. 25.12.1993. N 237; статьи 5.39, 5.59 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях // Собрание законодательства РФ. 07.01.2002. N 1. Ч. 1. Ст. 1; статья 140 Уголовного кодекса Российской Федерации // Собрание законодательства РФ. 17.06.1996. N 25. Ст. 2954.

- нарушение норм доступа к архивным документам, содержащим сведения, составляющие охраняемые законодательством Российской Федерации тайны <209>;

--------------------------------

<209> Пункт 1 статьи 23; пункт 1 статьи 24; пункт 4 статьи 29 Конституции Российской Федерации; Статьи 5.39, 5.59 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях // Собрание законодательства РФ. 07.01.2002. N 1. Ч. 1. Ст. 1; Статья 137 Уголовного кодекса Российской Федерации // Собрание законодательства РФ. 17.06.1996. N 25. Ст. 2954.

- нарушение условий доступа к архивным документам, оговоренных в договоре с собственником или владельцем архивных документов при их передаче в архив <210>.

--------------------------------

<210> Статьи 35, 55 Конституции Российской Федерации.

45.2. Архив не вправе ограничивать условия использования пользователем информации, полученной им в результате самостоятельного изучения архивных документов или предоставленной ему архивом в порядке возмездного оказания услуг.

Вместе с тем, работники архива обязаны уведомить пользователя об ограничениях, установленных фондосдатчиком/фондообразователем в договоре.

45.3. Архив обязан уведомлять пользователя о соблюдении режима конфиденциальности в отношении ставшей ему известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации:

- в анкете пользователя, работающего в читальном зале, - в случае работы пользователя в читальном зале. Факт уведомления фиксируется в обязательстве-соглашении, входящем в анкету пользователя, работающего в читальном зале. Подписывая его, пользователь принимает на себя ответственность за соблюдение установленных законодательством Российской Федерации ограничений на использование и распространение информации, полученной им из архивных документов. Перед подписанием этого обязательства-соглашения работник читального зала обязан ознакомить пользователя с "Порядком использования..." <211>;

--------------------------------

<211> Приказ Росархива N 143. URL: http://archives.ru/documents/prik143_2017.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

- в договорах об оказании услуг архивом - в случае заключения таких договоров (путем включения в текст договора соответствующих условий);

- в ответах на запросы социально-правового характера - при подготовке и направлении таких ответов (путем включения в текст ответа уведомления о необходимости соблюдения режима конфиденциальности в отношении ставшей ему известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации).