XI. Проверка физико-химического, технического и биологического состояния архивных документов, выявление архивных документов с повреждениями носителей и информации

11.1. При приеме архивных документов от источника комплектования и перед их размещением в архивохранилище необходимо выполнить следующие работы:

- выдержать их в карантинном помещении;

- проверить физико-химическое, техническое и биологическое состояние, а также наличие посторонних предметов (скоб, скрепок, закладок, пластиковых файлов и т.п.), которые при обнаружении удаляются. Качество бумаги и текста поступивших архивных документов проверяется выборочно для общей оценки их состояния;

- выявить виды основы носителей кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и проверить кинодокументы на нитрооснове на стабильность;

- проверить аудиовизуальные и электронные документы на физически обособленных носителях на возможность воспроизведения (считывания) записанной информации, соответствие их характеристик сопроводительной технической документации, отсутствие вредоносного программного обеспечения;

- очистить от пыли и перемотать кинодокументы на пленке и фонодокументы на магнитной ленте;

- обеспылить первичные средства хранения и корешки дел, очистить от загрязнений фотодокументы и электронные документы на физически обособленных носителях. <83>

--------------------------------

<83> Физико-химические методы хранения магнитных лент. Методическое пособие. - М., 1980. URL: http://sif.vniidad.ru/docs/fisiko-him%20metod.pdf (дата обращения 26.03.2021); Хранение и консервация фонодокументов с механической звукозаписью. Аналитический обзор. М., 1984 URL: http://sif.vniidad.ru/docs/%D0%91%D1%80%202230.pdf (дата обращения: 26.03.2021); Физико-химические особенности хранения цветных кинодокументов в государственных архивах. Методическое пособие. - М., 1986. URL. http://sif.vniidad.ru/docs/fisiko-him%20osoben.pdf (дата обращения: 26.03.2021); Обеспечение физико-химической сохранности видеодокументов. Методическое пособие. - М., 1989; ГОСТ 7.65-92 СИБИД. Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению. Утвержден и введен в действие Постановлением Комитета стандартизации и метрологии СССР от 27.03.92 N 296. URL: http://docs.cntd.ru/document/gost-7-65-92-sibid (дата обращения: 26.03.2021); ГОСТ 7.68-95 СИБИД. Фоно- и видеодокументы. Общие технические требования к архивному хранению. Введен в действие Постановлением Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации от 18 октября 1995 г. N 544. URL: http://docs.cntd.ru/document/1200013327 (дата обращения: 26.03.2021).

Обеспыливание поступивших архивных документов проводят в специальном помещении с применением вытяжных шкафов и соблюдением мер санитарии и гигиены. Обязательному обеспыливанию подлежат коробки, папки, обложки, корешки дел. Полистному обеспыливанию подвергаются документы с высокой степенью загрязнения, следами плесени.

Поступившие в архив архивные документы до передачи в архивохранилище размещают в помещении приема и временного хранения, освобождают от транспортной тары, раскладывают на стеллажах и столах. Не допускается складирование поступивших архивных документов в неразобранном виде.

11.2. Архив проводит акклиматизацию поступивших на хранение архивных документов.

Акклиматизацию проводят в помещении приема и временного хранения в течение 7 - 14 суток (в зависимости от степени увлажнения) при интенсивной вентиляции воздуха и размещении архивных документов в развернутом виде на столах, стеллажах.

Акклиматизация также проводится в отношении обнаруженных увлажненных архивных документов до их полного высушивания.

Акклиматизация аудиовизуальных документов проводится в открытой упаковке при температуре 20 3 °C и относительной влажности воздуха 35 15%; для цветных кино- и фотодокументов - при относительной влажности 35 15%. Акклиматизация электронных документов на физически обособленных носителях проводится при относительной влажности воздуха 40 10%.).

Продолжительность акклиматизации кинодокументов и рулонных микрофильмов должна быть не менее 10 суток, документов на магнитной ленте и дисковых носителях - не менее 3 суток, фотодокументов и микрофиш, электронных документов на физически обособленных носителях - не менее 24 часов.

При акклиматизации электронных документов на физически обособленных носителях максимально допустимое изменение температуры - 10 °C в час, максимально допустимое изменение относительной влажности - 10% в час.

Если физически обособленные носители содержались при низкой температуре (например, при транспортировке), то перед выемкой в более теплом помещении, следует провести их акклиматизацию в боксе до необходимой температуры.

В случае если электронные носители доставляются в помещение с более низкой температурой, чем та, при которой они хранились, следует сначала провести акклиматизацию по влажности, а затем по температуре. В случае если физически обособленные носители доставляются в помещение с более высокой температурой, чем та, при которой они хранились, следует сначала провести акклиматизацию по температуре, а затем по влажности.

11.3. Оценку физико-химического и технического состояния поступивших архивных документов, а также их страховых копий, рекомендуется проводить не позднее 3 месяцев с момента приема архивных документов в архив.

Оценка физического состояния носителя заключается в выявлении наличия внешних повреждений, повреждений целостности носителя (наличия сколов дисков, склеек для лент) и т.д.

Оценка технического состояния заключается в установлении способности носителя обеспечивать воспроизведение информации с соблюдением всех параметров.

В результате оценки физического состояния архивных документов на бумажном носителе выявляются архивные документы: пораженные биологическими вредителями; с повышенной влажностью; с повреждениями бумаги и текста; запыленные.

При оценке физико-химического и технического состояния аудиовизуальных и электронных документов на физически обособленных носителях определяется состояние носителей, возможность воспроизведения (считывания) записанной на них информации, соответствие характеристик этих документов сведениям, содержащимся в сопроводительной технической документации. Для электронных аудиовизуальных документов оценивается также качество воспроизводимых изображений и звука.

При обнаружении физико-химических и технических дефектов, биологического поражения архивных документов архив и организация - источник комплектования составляют акт в произвольной форме, отражающий выявленные недостатки и меры по их устранению.

Устранение физико-химических, технических дефектов и санитарно-гигиеническая обработка (дезинфекция, дезинсекция) архивных документов производится за счет передающей стороны.

При обнаружении архивных документов, пораженных биологическими вредителями (насекомые, активная плесень), представителями архива и организации - источника комплектования составляется двусторонний акт, отражающий степень и характер зараженности и меры по устранению вредителей.

Архивные документы с выявленными физико-химическими, техническими дефектами возвращаются передающей стороне для устранения таких дефектов и санитарно-гигиенической обработки (дезинфекции, дезинсекции) архивных документов.