10.8. Розыск необнаруженных архивных документов

Работа по розыску необнаруженных в ходе проверки наличия архивных документов осуществляется в течение одного года с момента выявления факта отсутствия. При этом сроки розыска могут быть продлены еще на один год. Решение об этом принимает руководитель архива на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива.

Розыск осуществляется путем изучения документов дела фонда, старых описей, книг выдачи документов и т.п., повторных проверок находящихся рядом фондов (комплексов документов), поиска необнаруженных документов в организациях, у владельцев личных архивов, от которых документы были приняты на хранение и др. В целях розыска отсутствующих документов могут проводиться целевые проверки наличия документов отдельных фондов, их частей и групп единиц хранения.

Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, передаются хранителю и возвращаются на место их постоянного хранения. В листе проверки в графе "Примечание" и в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка об обнаружении архивных документов, которая заверяется подписью заведующего архивохранилищем (руководителя муниципального архива).

При отрицательном результате розыска архивных документов составляется акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (Приложение N 2 к Правилам), и справка о проведении розыска, в которой отражается процесс розыска и его результаты.