XLVI. Исполнение запросов пользователей

--------------------------------

<212> Необходимо обратить внимание, что организация работы по исполнению запросов пользователей не подпадает под действие норм Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ (ред. от 27.12.2018) "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" // Собрание законодательства РФ. 02.05.2006. N 19. Ст. 2060.

46.1. Поступающие в архив запросы подразделяются на:

- запросы социально-правового характера;

- тематические запросы;

- запросы о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну.

Запросы социально-правового характера - это запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации.

Исполнение запросов социально-правового характера необходимо для назначения трудовой пенсии и определения ее размера, установления государственных (федеральных и региональных) и муниципальных социальных льгот, пособий, выплат, компенсаций и др.

К запросам социально-правового характера относятся запросы о:

- подтверждении трудового стажа, размере заработной платы;

- подтверждении особого характера условий труда на вредном производстве;

- прохождении службы в вооруженных силах СССР - Российской Федерации;

- участии в боевых действиях;

- несчастных случаях на производстве;

- награждении государственными и ведомственными наградами, присвоении почетных званий;

- получении образования;

- опекунстве, патронировании;

- репрессиях, депортации, насильственном угоне, пребывании в концлагерях;

- подтверждении других прав, если это связано с получением льгот, выплат, компенсаций.

Запросы социально-правового характера исполняются архивами бесплатно, в установленные сроки (см. комментарии к пункту 46.6 Правил).

Тематические запросы - это запросы о предоставлении архивной информации по определенной проблеме, теме, событию, факту.

К тематическим запросам относятся запросы по выявлению источников и информации по той или иной тематике, предоставлению сведений биографического и генеалогического характера (посвященных изучению жизни и деятельности конкретного человека, семьи или рода).

Работы по исполнению тематического запроса могут включать выявление информации как по справочно-поисковым средствам архива, так и по конкретным архивным делам и архивным документам.

Запросы о рассекречивании архивных документов рассматриваются архивом в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне (см. также комментарии к пункту 46.6 Правил и раздел VIII Методических рекомендаций). Поступление в архив запроса о рассекречивании становится основанием для начала процедуры рассекречивания, о чем уведомляется пользователь, подавший запрос <213>.

--------------------------------

<213> Организация работы с архивными документами, являющимися носителями сведений, составляющих государственную тайну, рассмотрена в разделе VIII Методических рекомендаций.

Руководитель архива направляет письмо о поступлении запроса о рассекречивании архивных документов, в котором предлагает рассмотреть вопрос о снятии ограничения доступа к указанным документам. К письму прилагается копия соответствующего запроса в организацию-фондообразователь или ее правопреемнику, перечень документов, предлагаемых к рассекречиванию. В случае делегирования руководителю архива полномочий по рассекречиванию документов, рассмотрение вопроса о снятии ограничения доступа к указанным в запросе архивным документам осуществляется созданной в архиве комиссией по рассекречиванию архивных документов.

В случае если организация-фондообразователь ликвидирована без правопреемника или правопреемник не уполномочен рассекречивать архивные документы, руководитель архива направляет письмо о поступлении соответствующего запроса (с приложением его копии, перечня документов, предлагаемых к рассекречиванию, и их копий) в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела для решения вопроса в установленном порядке.

Архив уведомляет пользователя о направлении его запроса в организацию-фондообразователь или ее правопреемнику (с указанием названия организации) или в уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела. В случае делегирования руководителю архива полномочий по рассекречиванию документов пользователь уведомляется о порядке рассмотрения его запроса, а затем о результатах рассмотрения запроса.

В случае рассекречивания архивных документов по запросу пользователя могут сохраняться другие ограничения доступа к ним, о чем уведомляется пользователь.

Запросы могут поступать в архив как от физических, так и от юридических лиц. Архив принимает запросы только в письменной форме, удостоверенные подлинной подписью гражданина, с указанием его почтового адреса.

46.2. Архив может организовывать прием запросов следующим образом:

1) непосредственно в архиве;

2) по почте;

3) с использованием

- официального сайта архива;

- официального сайта уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела;

- официального сайта органа местного самоуправления;

- федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)";

- регионального портала государственных и муниципальных услуг;

4) по информационно-телекоммуникационным сетям.

Прием запросов по телефону не осуществляется, однако при такой форме обращения проводится консультирование пользователя: указываются данные, необходимые для оформления запроса, требуемые документы, а также осуществляется предварительное обсуждение сроков и условий исполнения запросов (например, объем работы и примерная стоимость исполнения тематического запроса). Факт консультирования отмечается работником архива, проводившим консультацию, в соответствующем журнале (базе данных).

Запросы, поступившие при непосредственном личном обращении пользователя в письменной форме или по почте, принимаются к исполнению при наличии в них данных, необходимых для исполнения запроса. В случае отсутствия таких данных пользователю при личной встрече указывается необходимость их предоставления, при наличии запроса, присланного по почте, направляется информационное письмо с просьбой сообщить недостающую информацию.

При поступлении запроса социально-правового характера или тематического запроса работник архива анализирует его и определяет:

- относится ли запрос к составу и содержанию хранящихся в архиве дел, документов;

- достаточно ли информации, содержащейся в запросе, для осуществления поиска;

- правомочен ли пользователь получить запрашиваемую информацию;

- прошли ли научное описание и техническое оформление архивные дела, документы;

- какие архивные справочники имеются в архиве и могут быть использованы при исполнении данного запроса;

- находятся ли в хранилище архивные дела, документы, необходимые для исполнения запроса;

- в каком физическом состоянии находятся архивные документы.

Отрицательные ответы с указанием причины невозможности исполнения запроса или рекомендациями о возможных путях поиска документов вне архива, ответы с предоставлением информации о пересылке запросов в другие учреждения рассматриваются как исполненный запрос.

Для оптимизации формы подачи запросов и их исполнения рекомендуется разместить на сайте архива (соответствующего уполномоченного органа по архивному делу субъекта Российской Федерации, органа местного самоуправления) в разделе "Запросы пользователей о предоставлении архивной информации" (или аналогичном) следующую информацию:

- по какой тематике архив принимает запросы;

- форму запроса пользователя (раздельно для юридических и физических лиц) по различным категориям запросов с обязательными для заполнения полями и возможностью прикрепления файлов;

- памятку для заполнения бланка запроса;

- основания для отказа в приеме запроса к рассмотрению;

- указание на необходимость предоставления документа, подтверждающего право пользователя на получение информации о третьих лицах;

- сроки исполнения запросов;

- результат оказания услуги;

- контакты.

В форме запроса должны быть определены поля, обязательные для заполнения для каждой конкретной категории запроса. Целесообразно также предусмотреть поле для введения пользователем кода для защиты от действия автоматических сервисов, вредящих ресурсу, и поле для подтверждения пользователем согласия на обработку его персональных данных.

В случае если отправка формы возможна лишь при авторизации пользователя в личном кабинете на сайте архива, то подтверждение пользователем согласия на обработку его персональных данных целесообразно запрашивать лишь при регистрации в личном кабинете.

Архиву рекомендуется использовать автоматизированный способ отправки информации о поступлении запроса по электронной почте архива. Желательно предусмотреть возможность выбора пользователем способа получения ответа (почтой, по электронной почте или на руки).

В целях уменьшения количества непрофильных запросов на сайте архивного учреждения рекомендуется:

- указать, документы каких организаций и за какие периоды находятся на хранении в архиве (для небольших архивов);

- дать ссылку на профильные ресурсы, например, базу данных по местам хранения документов по личному составу (http://ls.rusarchives.ru/);

- разработать базу данных о составе и содержании архивных фондов региона;

- размещать тематические электронные базы данных по документам архива (например, "Ветеран труда", "Участники Великой Отечественной войны 1941 - 1945", "Фотокаталог", "Административно-территориальное деление" и др.);

- размещать тематические коллекции документов.

При приеме запросов по электронной почте следует предусмотреть отправку пользователю сообщения с подтверждением получения архивом запроса.

Рекомендуется предусмотреть механизм, дающий пользователю возможность автоматического отслеживания статуса его запроса.

46.3. Архив, при наличии финансовых, технических и кадровых возможностей, осуществляет прием запросов и направление ответов по результатам их исполнения в форме электронных документов <214>:

--------------------------------

<214> Постановление Правительства Российской Федерации от 9 июня 2016 г. N 516 "Об утверждении Правил осуществления взаимодействия в электронной форме граждан (физических лиц) и организаций с органами государственной власти, органами местного самоуправления, с организациями, осуществляющими в соответствии с федеральными законами отдельные публичные полномочия" // Собрание законодательства РФ. 20.06.2016. N 25. Ст. 3803.

- через федеральную государственную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" или региональный портал государственных и муниципальных услуг;

- по защищенным каналам с использованием шифровальных (криптографических) средств, информационно-телекоммуникационным системам и сетям связи непосредственно в отделения Пенсионного фонда Российской Федерации и через многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг при условии заключения соглашений о взаимодействии между ними и соответствующим органом исполнительной власти в сфере архивного дела или органом местного самоуправления;

- по информационно-телекоммуникационным сетям (по согласованию с пользователем).

В случае подачи запроса пользователем на сайте архива при условии его авторизации в личном кабинете или при иной возможности его аутентификации использование усиленной электронной подписи не требуется. Идентификация и аутентификация пользователей, направляющих запросы через федеральную государственную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", осуществляется в соответствии с правилами, устанавливаемыми Правительством Российской Федерации <215>.

--------------------------------

<215> Постановление Правительства Российской Федерации от 9 июня 2016 г. N 516 "Об утверждении Правил осуществления взаимодействия в электронной форме граждан (физических лиц) и организаций с органами государственной власти, органами местного самоуправления, с организациями, осуществляющими в соответствии с федеральными законами отдельные публичные полномочия" // Собрание законодательства РФ. 20.06.2016. N 25. Ст. 3803; Постановление Правительства РФ от 25 июня 2012 г. N 634 "О видах электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг" // Собрание законодательства Российской Федерации. 2012. N 27. Ст. 3744.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые архивом в ответ на запросы пользователей в виде электронных документов (если запрос предусматривает предоставление ответа в электронной форме), должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью <216>, если иное не оговорено в нормативных правовых актах Российской Федерации. Документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, должны иметь реквизит "отметка об электронной подписи", оформляемый в соответствии с ГОСТ 7.0.97-2016 <217>. Остальные реквизиты оформляются в соответствии с общими требованиями к оформлению (см. комментарии к пункту 46.9 Правил).

--------------------------------

<216> Статья 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ (ред. от 23.06.2020) "Об электронной подписи" // Собрание законодательства РФ. 01.04.2011. N 15. Ст. 2036.

<217> Национальный стандарт Российской Федерации. "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденного приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст (с Изменением N 1, утвержденным приказом Росстандарта от 14 мая 2018 г. N 244-ст). - М.: Стандартинформ, 2018. - III, 27 с.: ил. (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016).

На сайте архива следует разместить информацию для пользователей о том, каким образом могут осуществляться прием запросов и ответы на них (см. комментарии к пункту 46.2 Правил).

В федеральные архивы запросы могут поступать через Справочно-информационный центр федеральных государственных архивов. На сайтах федеральных государственных архивов должна быть размещена соответствующая информация с указанием адреса, телефонов и часов работы данного центра.

46.4. Запрос пользователя рассматривается и исполняется архивом при наличии в запросе:

- для юридических лиц - полного наименования юридического лица, содержащего указание на организационно-правовую форму или указание на вид юридического лица <218>;

--------------------------------

<218> Статья 54 главы 4 раздела 1 части 1 Гражданского кодекса Российской Федерации // Собрание законодательства РФ. 05.12.1994. N 32. Ст. 3301.

- для физических лиц - фамилии, имени и отчества (при наличии) в соответствии с основным документом, удостоверяющим личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации, в соответствии с документом, удостоверяющим личность иностранного гражданина в Российской Федерации или документом, удостоверяющим личность лица без гражданства в Российской Федерации;

- почтового и/или электронного адреса пользователя с обязательным указанием почтового индекса;

- указания темы (вопроса), хронологического периода запрашиваемой информации.

В случае недостаточности сведений для исполнения запроса, архиву рекомендуется в ответном письме запросить у пользователя дополнительную информацию.

46.5. Запрос пользователя не подлежит рассмотрению в следующих случаях <219>:

--------------------------------

<219> Часть 5 статьи 14 Федерального закона N 125-ФЗ.

- если запрос не поддается прочтению, в том числе архив вправе не рассматривать запросы, написанные на иностранном языке (во избежание при переводе возможных ошибок в транслитерации фамилий, имен, географических названий и др.);

- если ответ по существу указанной в запросе темы (вопроса) не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (указанная информация может быть предоставлена только при наличии у пользователя документально подтвержденных прав на получение таких сведений, содержащих государственную тайну и (или) конфиденциальную информацию);

- если запрос касается темы (вопроса), в отношении которой пользователю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства (руководитель архива или уполномоченное им должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанный запрос и ранее направляемые запросы направлялись в один и тот же архив);

- если в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц архива, а также членов их семей;

- если у пользователя отсутствуют документы, подтверждающие его полномочия выступать от имени третьих лиц (пункт 45.1 Правил), в отношении которых сделан запрос (в случае, если не истек срок ограничения, установленный пунктом 3 статьи 25 Федерального закона N 125-ФЗ).

Архив должен сообщить пользователю, направившему запрос, о причинах отказа в рассмотрении запроса, если его фамилия и почтовый (электронный адрес) поддаются прочтению.

Письмо архива с информацией о том, что запрос не принят к исполнению по причинам, указанным выше, готовится руководителем профильного структурного подразделения или назначенным им сотрудником, подписывается руководителем архива или уполномоченным им должностным лицом и направляется пользователю в установленные сроки <220>.

--------------------------------

<220> Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ (ред. от 31.07.2020) "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" // Собрание законодательства РФ. 02.08.2010. N 31. Ст. 4179.

46.6. На безвозмездной основе архивом в течение 30 календарных дней со дня регистрации исполняются запросы социально-правового характера <221>.

--------------------------------

<221> Часть 1 статьи 12 Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ (ред. от 27.12.2018) "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" // Собрание законодательства РФ. 02.05.2006. N 19. Ст. 2060.

Безвозмездно архивом исполняются тематические запросы органов государственной власти и местного самоуправления, если информация запрашивается в целях исполнения ими своих полномочий. Порядок и сроки исполнения такого рода запросов устанавливаются законодательством Российской Федерации <222> либо согласовываются непосредственно с этими органами.

--------------------------------

<222> Приказ Федерального архивного агентства от 9 января 2017 г. N 1 "Об утверждении Административного регламента по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" [зарегистрирован Минюстом России 28 апреля 2017 г., регистрационный N 46535], с изменениями, внесенными приказом Росархива от 9 октября 2017 г. N 157 (зарегистрирован Минюстом России 16 ноября 2017 г., регистрационный N 48924) // Официальный Интернет-портал правовой информации. [Электронный ресурс]. URL: http://pravo.gov.ru/proxy/ips/?docbody=&nd=102453375&intelsearch (дата обращения: 26.03.2021).

На безвозмездной основе архивом также исполняются запросы о рассекречивании архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну. Срок подготовки мотивированных ответов на такие запросы, при наличии у архива соответствующих полномочий, в соответствии с законодательством Российской Федерации составляет 3 месяца <223>. Если архив не правомочен решить вопрос о рассекречивании запрашиваемых сведений, то запрос в месячный срок с момента его поступления передается в орган государственной власти, наделенный такими полномочиями, о чем уведомляется пользователь, подавший запрос (см. Раздел VIII Методических рекомендаций).

--------------------------------

<223> Статья 15 Закона РФ N 5485-1.

46.7. На возмездной основе исполняются тематические запросы, поступившие от юридических и физических лиц, кроме случаев, указанных в пункте 46.6 Правил <224>.

--------------------------------

<224> Части 3 - 4 статьи 26 Федерального закона N 125-ФЗ.

Тематические запросы исполняются государственными и муниципальными архивами на основании договоров возмездного оказания услуг. В случае, если архив является структурным подразделением органа местного самоуправления, договор возмездного оказания услуг заключается указанным органом местного самоуправления.

В договоре должны быть оговорены предмет договора (виды и объем работ); сроки выполнения услуг по договору; сумма договора (стоимость услуг) с учетом размера применяемых налогов; порядок расчетов. В договоре указываются: данные о сторонах договора (почтовые и банковские реквизиты, наименование сторон, учредительные документы, фамилия, имя, отчество и занимаемая должность лиц, имеющих право на подписание договора) <225>.

--------------------------------

<225> Глава 27 части 1 Гражданского кодекса Российской Федерации // Собрание законодательства РФ. 05.12.1994. N 32. Ст. 3301; Методические рекомендации по исполнению тематических запросов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации. - М., 2018. - 72 с. - Деп. в СИФ ОЦНТИ ДАД 28.05.2019, N 272.

Договор заключается по взаимному согласию сторон. Если в архиве отсутствуют финансовые, технические и кадровые возможности по исполнению тематического запроса, он вправе не заключать договор возмездного оказания услуг. Архив в таких случаях рекомендует пользователю проводить самостоятельный поиск интересующей его информации в читальном зале архива.

Порядок определения платы и (или) размер платы за исполнение тематических запросов устанавливается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Стоимость оказания архивом услуг по исполнению тематических запросов устанавливается архивом в прейскуранте оказываемых услуг, утверждаемом локальным актом архива.

Стоимость оказания федеральным государственным архивом услуг по исполнению тематических запросов устанавливается архивом по прейскуранту платных услуг, который утверждается директором архива и руководителем федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (Росархивом) <226>.

--------------------------------

<226> Рекомендации по оказанию платных услуг федеральными казенными учреждениями, подведомственными Федеральному архивному агентству/Росархив. - М., 2017. URL: http://archives.ru/documents/methodics/rekomendacii-po-okazaniyu-platnyh-uslug-federal.html (дата обращения: 26.03.2021).