Таблица 9

Электронный фонд пользования может содержать электронные копии архивных, в том числе аудиовизуальных, документов низкого разрешения (прокси-копии), предназначенные для предварительного ознакомления пользователей с содержанием документов <107>.

--------------------------------

<107> Отчет о научно-исследовательской работе "Проведение научных исследований в области комплектования, хранения, учета и использования архивных документов". Приложение: Технические требования к оцифровке архивных документов, научно-справочного аппарата (НСА) к архивным документам, а также созданию, хранению, учету и использованию электронного фонда пользования документов Архивного фонда Российской Федерации / Росархив, ООО "БизнесСкан". - М., 2018. - 98 с., прил. URL: http://archives.ru/sites/default/files/2018-nir-tt-digitization.pdf (дата обращения: 26.03.2021).

Изготовитель копий обеспечивает соответствие всех выпускаемых копий, независимо от формы их представления (аналоговая или электронная), требованиям действующих стандартов, утвержденных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти по техническому регулированию и метрологии.

Все копии проходят технический контроль в лаборатории или организации-изготовителе, сведения об их качестве фиксируются в актах технического состояния копий страхового фонда (по форме акта технического состояния).

При приеме копий проверяется полнота выполнения заказа на копирование, количество копий, комплектность, правильность и полнота заполнения актов технического состояния, визуально-техническое состояние копий.

19.4. Фонд пользования размещается в зависимости от вида носителя копий:

- фотокопии - в том же архивохранилище (помещении), где и подлинники архивных документов, с которых они были изготовлены, на отдельных стеллажах или в шкафах по порядку архивных шифров;

- копии на микроносителе - в архивохранилище, отвечающем условиям хранения аудиовизуальных документов (согласно пункту 5.14 Правил) по порядку архивных шифров.

Электронный фонд пользования хранится:

- на физически обособленных носителях в помещениях, обеспечивающих хранение электронных документов - по порядку архивных шифров;

- в информационной системе архива, в информационной государственной (региональной) системе, в том числе с использованием облачных платформ.

19.5. Выдача копий фонда пользования оформляется заказами (требованиями) на выдачу документов и регистрируется в книге/книгах выдачи копий фонда пользования, ведущихся централизованно или раздельно по каждому хранилищу.

Выдача копий фонда пользования осуществляется:

19.6. Проверка наличия, технический контроль, физико-химическая и техническая обработка фонда пользования на микроносителе проводится (с целью контроля за сохранностью копий документов и организации работы по своевременному восстановлению фонда пользования) в том же порядке, что и для аудиовизуальных документов (Главы X - XII Правил).

Объем и периодичность работы по проверке наличия и состояния фонда пользования определяется с учетом его общего объема, состава, интенсивности выдачи копий и частоты их воспроизведения, а также условий хранения.

Результаты технического контроля фиксируются в акте технического состояния страховой копии, где дается заключение о необходимости и сроках проведения профилактических и реставрационных работ и устанавливаются сроки следующего технического контроля.