LI. Учет использования архивных документов

51.1. Архив должен вести раздельный учет форм использования архивных документов, в том числе заказов на копирование архивных документов, поступающих запросов, на бумажном носителе и (или) в электронном виде.

Учету подлежат все формы использования. Каждая форма использования учитывается отдельно.

При исполнении запросов пользователей фиксируются все этапы работы от консультирования пользователя до выдачи ему лично или отправки по почте информационного документа архива. При этом учитываются следующие сведения:

- дата, итог предварительной консультации (при наличии);

- дата поступления запроса;

- регистрационный номер запроса;

- название организации (полное и официальное сокращенное) или фамилия, имя, отчество лица, от которого поступил запрос;

- наличие доверенности; почтовый адрес и телефон пользователя;

- краткое содержание запроса и хронологические рамки искомой информации;

- для повторного запроса - дату поступления первого запроса;

- фамилия, инициалы исполнителя;

- результат исполнения запроса (положительный, отрицательный, рекомендательный);

- вид подготовленного информационного документа;

- если запрос пересылался - адрес пересылки запроса (название организации, когда переслали запрос);

- дату выдачи ответа на руки или отправления по почте;

- примечания, где указывается любая другая информация, связанная с поступлением и исполнением запроса, отметка о постановке на контроль, срочности, условиях выдачи конфиденциальной информации, продлении срока исполнения запроса и его причинах, количество ксерокопий, сделанных архивом, жалобе пользователя и др.

В читальном зале ведется журнал (база данных) учета посещаемости читального зала, в котором фиксируется: дата посещения, количество выданных единиц хранения и номер фонда, фамилия, инициалы пользователя. В конце каждого года работник читального зала суммирует данные (цифрами и прописью) о количестве посещений пользователями читального зала.

В читальном зале ведется также журнал о выдаче и возврате архивных дел, документов. В нем фиксируется: дата выдачи, архивные шифры выданных единиц хранения/единиц учета, фамилия и инициалы пользователя. Пользователь ставит в журнале свою личную подпись. При возвращении пользователем дел для передачи в хранилище сотрудник читального зала проставляет дату возврата пользователем единиц хранения/единиц учета и ставит свою личную подпись. Если пользователь сдает часть единиц хранения/единиц учета, то рядом с датой перечисляются номера сданных единиц хранения/единиц учета.

К каждому делу прилагается (вклеивается) лист использования архивных документов (Форма N 31) указываются: номер фонда, номер описи, регистрационный номер дела, дата использования, фамилия и инициалы пользователя, характер использования документов (копирование, выписки, просмотр и др.), номера использованных листов, подпись пользователя.

В журнале (базе данных) учета заказов на копирование указывается фамилия пользователя, структурное подразделение архива, направившего заказ, количество листов, кадров микроформ, поисковые данные документа(ов), количество заказанных экземпляров, дата поступления заказа. После исполнения фиксируются: дата исполнения заказа; пользователю передано: листов, кадров микроформ, другое; отметка о получении (подпись, дата); примечание.

В журнале (базе данных) учета нарушений пользователями "Порядка использования..." указываются: фамилия, имя, отчество нарушителя, краткое изложение обстоятельств нарушения, дата нарушения, принятые руководством архива меры.

Архив также ведет учет подготовленных архивом публикаций в форме журнала или базы данных. При этом фиксируется: название издания, его тип и вид, названия учреждений, участвующих в его подготовке, фамилии, инициалы членов редколлегии, фамилии, инициалы составителей, выходные данные, тираж, сведения о рецензиях и др. Архив может вести также учет публикаций, подготовленных пользователями.

При учете экспонирования архивных документов и осуществления информационных мероприятий архивом (в форме журнала или базы данных) указывается: форма и цель использования, тема, место проведения мероприятия, дата, число и состав посетителей, время звучания (для телепередач и т.д.), форма участия архива, шифры использованных при подготовке мероприятий фондов и дел.

По окончании года сведения первичных учетных форм по использованию документов анализируются и суммируются. Эта информация учитывается в годовых отчетах архива и при планировании работы архива на будущий год.