XLVIII. Организация работы пользователей в читальном зале

48.1. Организация работы пользователей в читальном зале архива является одной из форм использования архивных документов.

Кроме собственно читального зала в архиве могут иметься просмотровые залы, комнаты прослушивания фонодокументов, помещения каталогов; при отсутствии специально выделенного помещения обслуживание пользователей осуществляется в рабочей комнате архива (далее - читальный зал) под контролем работника архива.

Организация работы пользователей в читальном зале архива определяется:

- Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации <256>;

--------------------------------

<256> Приказ Росархива N 143. URL: http://archives.ru/documents/prik143_2017.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

- локальными актами архива.

Архивы могут разрабатывать на основе "Порядка использования..." локальные акты, регламентирующие работу пользователей с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, печатными изданиями в читальных залах архивов с учетом специфики документов архива, особенностей его работы. Эти локальные акты не должны противоречить Порядку.

Распорядок работы читального зала устанавливает руководитель архива или уполномоченное им должностное лицо.

48.2. Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных музеях, библиотеках, научных организациях определяется ими в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе в соответствии с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства <257>.

--------------------------------

<257> Часть 5 статьи 26 Федерального закона N 125-ФЗ; пункт 7 Положения о Федеральном архивном агентстве.

48.3. Работнику читального зала архива рекомендуется осуществлять контроль, в том числе посредством системы видеонаблюдения, за работой пользователей по изучению дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий в читальном зале архива. Контроль над работой пользователей работник читального зала архива осуществляет с учетом прав и обязанностей пользователей, изложенных в Порядке. Работник читального зала контролирует противопожарное состояние помещения читального зала, сохранность документов и оборудования.

48.4. В читальном зале архива ведутся личные дела пользователей на бумажном носителе или в электронном виде. В личное дело пользователя включаются:

- заявление пользователя на работу в читальном зале или письмо направившего его органа или организации;

- анкета пользователя, заполненная в установленном порядке <258>;

--------------------------------

<258> Пункт 2.2 "Порядка использования...". URL: http://archives.ru/documents/prik143_2017.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

- требования на выдачу архивных дел, документов (Форма N 15);

- заказы на копирование;

- заверенные архивом копии подлинных документов, подтверждающих право пользователя на доступ к архивным документам, содержащим информацию о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности;

- другие заявления пользователя, имеющие отношение к работе пользователя в читальном зале архива.

Учитывая срок хранения (25 лет ЭПК), личное дело подлежит полному оформлению. На лицевой стороне обложки дела указывается фамилия, имя, отчество пользователя в именительном падеже, а также порядковый номер дела в соответствии с порядковым номером регистрации дела в журнале регистрации пользователей и их личных дел. При последующем добавлении документов в личное дело пользователя работник читального зала вносит сведения об изменении количества листов в деле в лист-заверитель дела.

На каждого пользователя, кроме сотрудников архива, работник читального зала заводит карточку учета исследователей и тематики исследований. Первые экземпляры карточек используются для создания картотеки исследователей, составляемой в алфавитном порядке; вторые экземпляры карточек - для создания картотеки тем исследований, с систематизацией по тематическому признаку. В условиях использования в архиве автоматизированных технологий работник архива вводит карточку в автоматизированную систему, что позволяет осуществлять поиск как по фамилиям пользователей, так и по тематике исследований одновременно.

48.5. В читальном зале ведется журнал учета посещений читального зала пользователями на бумажном носителе или в электронном виде (см. комментарии к Главе LI. Учет использования архивных документов).

На каждую выдаваемую из архивохранилища в читальный зал единицу хранения ведется лист использования архивных документов (Форма N 31).

48.6. В случае выявления факта нарушения пользователем Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации работник читального зала архива составляет докладную записку на имя руководителя архива с изложением обстоятельств нарушения и с приложением доказательств, показаний очевидцев, объяснительной записки пользователя (при наличии). На основании докладной записки руководитель архива принимает решение о подаче заявления об административном правонарушении, либо заявления о преступлении в правоохранительные органы и прекращении выдачи подлинных архивных дел, документов, справочно-поисковых средств, печатных изданий с даты подачи архивом заявления.

В случае выявления факта нарушения пользователем Порядка использования архивных документов <259> или общественного порядка в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации работнику архива, работающему с пользователями, рекомендуется действовать в соответствии с разработанной архивом для таких случаев служебной инструкцией.

--------------------------------

<259> "Порядок использования...". URL: http://archives.ru/documents/prik143_2017.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

В день подачи заявления в правоохранительные органы пользователю направляется уведомление о прекращении выдачи подлинных архивных документов, справочно-поисковых средств, печатных изданий. Уведомление направляется любым доступным архиву способом (по почте, через текстовое сообщение на телефон и др.).

Выдача подлинных архивных дел, документов, справочно-поисковых средств, печатных изданий прекращается до даты вступления в законную силу постановления по делу об административном правонарушении либо вынесения решения об отказе в возбуждении дела об административном правонарушении или даты вступления в законную силу приговора суда по уголовному делу либо вынесения решения об отказе в возбуждении уголовного дела <260>.

--------------------------------

<260> Пункт 3.7 "Порядка использования...". URL: http://archives.ru/documents/prik143_2017.shtml (дата обращения: 26.03.2021).