XL. Общие требования к описанию архивных документов

40.1. Описание архивных документов - это структурированное изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках. Оно проводится на нескольких уровнях.

Основными (обязательными) уровнями описания являются архивный фонд, единица хранения (единица учета).

Для уточнения, детализации справочно-поисковых сведений и повышения информативности архивных справочников (на бумажном носителе и в электронном виде) возможно описание архивных документов на дополнительных уровнях:

- группа архивных фондов (например, для описания фондов организаций, действовавших в пределах одной административно-территориальной единицы и последовательно сменявших друг друга, связанных объектом деятельности; фондов организаций одной отрасли с аналогичными функциями, связанные подчиненностью),

- опись (для систематизации описаний единиц хранения внутри фонда),

- структурная часть описи (раздел, подраздел) (для дополнительной систематизации описаний единиц хранения, включенных в одну опись),

- группа единиц хранения (единиц учета) (для описания единиц хранения, содержащих однородную информацию или тесно связанных между собой),

- комплект (для описания научно-технической документации, аудиовизуальных документов),

- группа архивных документов (например, документы определенного видового состава в одной единице хранения),

- архивный документ (целесообразно для документов в составе наиболее востребованных единиц хранения, уникальных и особо ценных документов, в целях привлечения внимания пользователей к тем или иным документам),

- часть архивного документа (для документов, содержащих информацию по нескольким четко выделяемым вопросам (например, протоколы)).

Четкое структурирование описательных характеристик по уровням описания применяется при формировании электронных информационных поисковых систем, построенных по принципам многоуровневого описания, сформулированным в международном стандарте архивного описания ISAD(G) <176>.

--------------------------------

<176> ISAD(G): Основной международный стандарт архивного описания: принят Комитетом по стандартам описания, Стокгольм, Швеция, 19 - 22 сентября 1999 года: [перевод с английского] / Междунар. совет архивов; [гл. ред. пер.: Е.Д. Жабко]. - 2-е изд. - Санкт-Петербург: Президентская библиотека имени Б.Н. Ельцина, 2011. - 247 с. - (Стандарты ICA). URL: https://www.prlib.ru/item/395179 (дата обращения: 26.03.2021).

В таких системах в первую очередь должны быть представлены сведения об архивных документах на основных уровнях описания "архивный фонд" и "единица хранения" (для аудиовизуальных документов на аналоговых носителях - "единица учета"). Кроме того, в них целесообразно включать, помимо основных, такие уровни описания, как "опись", "структурная часть описи" (раздел, подраздел). После заполнения информации на уровне единицы хранения (единицы учета) логичным развитием системы будет представление описательной информации на уровне архивного документа и его части <177>.

--------------------------------

<177> Основные требования к описанию архивной документной информации в информационных поисковых системах государственных и муниципальных архивов Российской Федерации на уровне единицы хранения, документа и части документа. Проект / Росархив, ВНИИДАД. - М., 2018. - 60 с. URL: http://sif.vniidad.ru/docs/osn%20treb%20opis.pdf (дата обращения: 26.03.2021).

Основные принципы формирования многоуровневых информационных поисковых систем следующие:

- описание от общего к частному;

- соответствие информации уровню единицы описания;

- взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уровней описания;

- неповторяемость информации в описаниях разного уровня;

- однократность ввода данных.

40.2. Описание архивных документов проводится на государственном языке Российской Федерации - русском. Дополнительно допускается описание архивных документов на государственном языке республики в составе Российской Федерации. Такую информацию целесообразно размещать в специальных полях.