11.4. Проверка физико-химического, технического и биологического состояния архивных документов в процессе их хранения

Проверка физико-химического, технического и биологического состояния архивных документов в процессе хранения с целью выявления поврежденных архивных документов и архивных документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием проводится:

- в ходе проверки наличия и состояния архивных документов;

- в случае повреждения архивных документов вследствие чрезвычайной ситуации;

- при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища;

- при других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов.

Целевая проверка физического состояния архивных документов проводится в порядке очередности с учетом ценности архивных документов. Целевой проверке физического состояния подлежат все архивные документы, пострадавшие в чрезвычайных ситуациях (см. также Приложение 1 к Методическим рекомендациям). По результатам контроля делается заключение о необходимости проведения реставрации и консервации и, в зависимости от состояния архивных документов, устанавливаются сроки проведения следующей контрольной проверки.

11.5. Проверка физического состояния архивных документов на бумажных носителях в процессе хранения при полистной проверке физического состояния проводится с целью выявления влажных; пораженных биологическими вредителями (плесень, насекомые); с дефектами бумаги и текста архивных документов.

Увлажненные архивные документы (дела, группы дел) подлежат немедленному выделению, внеочередной обработке (сушка, акклиматизация). При массовом увлажнении архивных документов принимаются меры по осушению архивохранилища, нормализации температурно-влажностного режима хранения.

Архивные документы, пораженные биологическими вредителями (плесень, насекомые), подлежат немедленной изоляции.

Наличие дефектов бумаги и текста устанавливается визуально при полистном просмотре дел. Дефекты классифицируются на основе единой буквенно-цифровой индексации по типовым признакам дефектов бумаги (буквенная индексация) и текста (цифровая индексация) в соответствии с методическими разработками <84>.

--------------------------------

<84> Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: Методическое пособие/Росархив, ВНИИДАД. - М., 2003. - 112 с. URL: http://sif.vniidad.ru/docs/obespechenie%20sohrannosti.pdf (дата обращения: 26.03.2021); Выявление документов с повреждениями носителя и текста в государственных архивах: Методическое пособие / Главархив СССР, ВНИИДАД. Сост. В.Ф. Привалов, Э.В. Колосова. - М., 1989. - 50 с. URL: http://sif.vniidad.ru/docs/vujavlenie%20dokumentov.pdf (дата обращения: 26.03.2021).

11.6. При проверке физико-химического и технического состояния аудиовизуальных документов определяются:

- состояние упаковки;

- наличие стандартных ракордов;

- техническое состояние поверхности и перфорационных дорожек и склеек;

- наличие загрязнений и механических повреждений;

- стабильность пленки на нитрооснове;

- шаг перфорации кинопленок и магнитных лент шириной 35 и 16 мм;

- коробление, растрескивание, отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя;

- повышенная хрупкость, скручиваемость;

- высокая усадка (больше 1,5%);

- наличие дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы кристаллизации солей и разложения остаточных продуктов химико-фотографической обработки);

- электроакустические характеристики;

- параметры видеодокументов в видеоканале;

- качество изображения, в том числе выцветание (угасание);

- наличие размагниченных участков и механических повреждений отдельных участков носителя записи;

- наличие коррозии на поверхности металлических граморигиналов;

- наличие уксусного синдрома триацетатной пленки;

- воспроизводимость;

- наличие внешних повреждений носителей;

- потребность в миграции на новые носители.

11.7. При проверке физико-химического и технического состояния электронных документов определяются:

- состояние упаковки (только для физически обособленных носителей);

- наличие вредоносного программного обеспечения;

- воспроизводимость;

- наличие внешних повреждений (только для физически обособленных носителей);

- потребность в миграции на новые носители (только для физически обособленных носителей);

- потребность в конвертации в другие форматы.

Проверка технического состояния архивных документов осуществляется при внешнем осмотре в отраженном свете.

Проверку электроакустических характеристик и качества изображения кино-, видео- и фонодокументов (частотные искажения, уровень копирэффекта, уровень фона и шумов, наличие треска и щелчков, шум паузы, параметры сигналов воспроизведения) проводят с использованием специального оборудования.

Проверку технических и качественных параметров видеодокументов проводят с помощью комплекса контрольно-измерительной аппаратуры, а также путем визуального просмотра и прослушивания.

Проверку технических параметров электронных документов проводят с использованием специальной аппаратуры и программного обеспечения, предназначенных для работы с соответствующего вида архивными документами.

11.8. По результатам проверки физико-химического и технического состояния архивных документов составляется акт в произвольной форме, в котором отражается необходимость (отсутствие необходимости) проведения их физико-химической и (или) технической обработки (Глава XII Правил). В зависимости от состояния документов в акте указываются рекомендуемые сроки проведения следующей проверки.