46.13. Информационное письмо

Информационное письмо оформляется на бланке архива и содержит ответ о наличии (отсутствии) в архиве архивных документов по теме запроса или сведения об их местонахождении, или о пересылке запроса по принадлежности в соответствующую организацию, или по вопросам оказания возмездных услуг, или о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну.

Информационное письмо может включать следующие сведения по теме запроса:

- наличие (отсутствие) в архиве архивных документов по теме запроса;

- местонахождение запрашиваемых архивных документов;

- сообщение о пересылке запроса по принадлежности в соответствующую организацию;

- информацию о порядке оказания возмездных услуг;

- информацию о порядке и результатах рассекречивания архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну.

В информационном письме в случае невозможности исполнения запроса указываются причины, по которым запрашиваемые сведения не были выявлены, и, по возможности, предлагается алгоритм дальнейшего поиска. Если документально подтверждены факты утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, в информационном письме конкретно указываются причины отсутствия запрашиваемой информации со ссылкой на учетные документы архива. Информацию о просмотренных фондах и делах целесообразно проставлять на втором экземпляре документа, который остается в деле в архиве. Информационное письмо оформляется на бланке архива и подписывается руководителем архива или уполномоченным им должностным лицом (в муниципальном архиве, не являющемся юридическим лицом, - руководителем органа местного самоуправления или уполномоченным им должностным лицом).

Информационное письмо подписывается руководителем архива или уполномоченным им должностным лицом (в муниципальном архиве, не являющемся юридическим лицом, - руководителем органа местного самоуправления или уполномоченным им должностным лицом).