3. Лист фонда (Форма N 36)

Лист фонда является основным учетным документом, отражающим все изменения в конкретном фонде, и составляется при первом поступлении фонда в архив.

Лист фонда состоит из разделов.

В первом разделе указываются в хронологической последовательности все переименования фонда с указанием крайних дат (начальной и конечной даты) каждого переименования. В качестве крайних дат могут указываться годы и полные даты (число, месяц, год). Неточные даты заключаются в квадратные скобки. Допускается указание дат в формате: конец XIX в., вторая четверть XX в.

Во втором разделе указывается дата первого поступления фонда в архив по книге учета поступлений документов или дата создания фонда в архиве, место хранения фонда (архив), номер фонда по списку фондов.

Разделы "Учет неописанных документов" и "Учет описанных документов" заполняются на основании актов. Поступление и выбытие россыпи может фиксироваться в условных единицах. Поступление и выбытие единиц хранения, включенных в описи, фиксируется по каждой описи отдельно. В графе "Наличие" указывается общее количество единиц хранения по каждой описи и фонду в целом.

В случае отсутствия места для записей лист фонда может иметь лист-продолжение. В верхнем правом углу листа-продолжения делается отметка о заведении дополнительного листа.

Примеры:

"Продолжение. Ф.1 Л.2" На первом листе листа фонда делается ссылка: "См. продолжение. Л.2". Листы-продолжения размещаются вслед за основным листом фонда.

Лист фонда может быть пересоставлен в случае:

- научно-технической обработки фонда, переработки описей фонда, в результате которой произошли изменения в названии фонда, количестве и составе описей фонда;

- включения архивного фонда в состав объединенного архивного фонда и присвоения его номера вновь созданному архивному фонду;

- установления новых переименований и уточнений в переименованиях фонда, которые невозможно отразить в старом листе фонда;

- неисправимых повреждений листа фонда.

На старом и новом листах фонда делается отметка о пересоставлении листа фонда с указанием даты и подписи лица, пересоставившего лист фонда.

Примеры:

"Лист фонда пересоставлен".

Листы фондов хранятся в порядке возрастания номеров фондов. При пересоставлении старый лист фонда помещается в дело фонда. Лист фонда присоединенного фонда помещается в собственное дело фонда с последующим включением дела присоединенного фонда в дело фонда, к которому он присоединен.