LIV. Учет секретных архивных документов. Оформление рассекреченных дел

54.1. Учет секретных архивных документов ведется с учетом требований, установленных законодательством Российской Федерации о государственной тайне <279>.

--------------------------------

<279> Статья 12 Закона РФ N 5485-1; Положение о порядке рассекречивания и продления сроков засекречивания архивных документов Правительства СССР (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации N 170М от 20 февраля 1995 г. (ред. от 22.05.2008)) // Собрание законодательства Российской Федерации. 27.02.1995. N 9. Ст. 762.

54.2. Архивные фонды, описи дел, документов и единицы хранения (единицы учета) секретных архивных документов, а также их учетные документы обозначаются отметками "с" (секретно), "сс" (совершенно секретно), "ов" (особой важности), которые являются служебными и не входят в номер фонда, номер описи, архивный шифр единиц хранения (единиц учета).

Если дело содержит документы, имеющие различные степени секретности, то делу присваивается гриф секретности, соответствующий наивысшему из имеющихся грифов секретности документов, включенных в данное дело.

При наличии в одном архивном фонде, описи дел, документов, единице хранения (единице учета), наряду с секретными архивными документами, несекретных (рассекреченных) документов, этот архивный фонд, опись дел, документов и единица хранения (единица учета) помечаются в учетных документах отметкой "сч" (а также "ссч", "овч"), которая является служебной и не входит в архивный шифр единицы хранения (единицы учета).

Основанием для внесения изменений в учетные документы по результатам рассекречивания документов, дел являются акты о рассекречивании документов, составляемые на каждый фонд или его часть, а также акты приема-передачи документов с секретного на открытое хранение.

54.3. При рассекречивании всех единиц хранения (единиц учета) по секретной описи дел, документов опись рассекречивается, передается на открытое хранение и учитывается в листе фонда за тем же номером, но без отметки "с", "сс" или "ов". При этом на обложке и титульном листе описи дел, документов отметка "с", "сс" или "ов" зачеркивается, а в правом верхнем углу проставляется штамп установленного образца "Рассекречено".

При рассекречивании части единиц хранения (единиц учета) по секретной описи дел, документов на рассекреченные секретные архивные документы составляется отдельная опись дел, документов, номера единиц хранения (единиц учета) в которой остаются прежними. Для валовой нумерации таких единиц хранения (единиц учета) используется графа 2 описи дел, документов. Новая опись дел, документов вместе с рассекреченными архивными документами передается на открытое хранение, учитывается в листе фондов за тем же номером, что и секретная, но без отметки "с", "сс" или "ов". Только в этом случае нумерация описей может быть параллельной.

При рассекречивании части дел и архивных документов по описи дел, документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, с описи снимается копия, при копировании заголовки единиц хранения (единиц учета), оставленных на особом (секретном) хранении, закрываются. Копия описи на рассекреченные дела и архивные документы передается на открытое хранение. В экземпляре описи дел, документов, оставшейся на особом хранении, сохраняется их нумерация. В листе фонда такая опись учитывается дважды: экземпляр описи, оставшийся на особом хранении, - с соответствующей индексацией секретности, и копия, переданная на открытое хранение, - без индекса "с", "сс", "ов".

В случае рассекречивании одного или нескольких секретных архивных документов в составе единицы хранения (единицы учета) опись остается на секретном хранении.

При рассекречивании отдельных единиц хранения (единиц учета) по описи дел, документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, единицы хранения (единицы учета) включаются в опись дел, документов открытого хранения соответствующего архивного фонда за литерными номерами или в валовой последовательности.

При учете документов в общедоступной информационной системе архива в нее вносится информация о единицах хранения (единицах учета) только из описей дел, документов открытого хранения.

Изменения в учетные документы по результатам рассекречивания архивных документов вносятся на основании акта о рассекречивании документов в течение одного месяца после его подписания. Только после внесения изменений в учетные документы рассекреченные архивные документы передаются на открытое хранение.

54.4. Факт рассекречивания секретных архивных документов фиксируется в графе "Примечания" штампом установленного образца "Рассекречено":

- напротив заголовков рассекреченных и частично рассекреченных единиц хранения (единиц учета) в описях дел, документов, остающихся на секретном хранении;

- во внутренней описи единицы хранения (единицы учета), а при ее отсутствии - в листе-заверителе с указанием номеров рассекреченных листов.

В случае, когда рассекреченные единицы хранения (единицы учета) включены в опись дел, документов открытого хранения (за литерными номерами или в валовой последовательности), в описи дел, документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, в графе "Примечания" указывается их новый номер.

После рассекречивания к описям дел, документов открытого и секретного хранения составляются новые итоговые записи об объемах, фактически учтенных в них единиц хранения (единиц учета).

При рассекречивании одного или нескольких архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, в составе дела, оно остается на секретном хранении. К архивному шифру на обложке дела к соответствующему индексу добавляется буква "ч". Номера листов рассекреченных архивных документов перечисляются в графе "Примечания" напротив заголовка частично рассекреченного дела, а также во внутренней описи дела. При отсутствии в деле внутренней описи сведения о рассекреченных архивных документах отражаются в листе-заверителе с указанием номеров соответствующих листов.

В списке фондов в графе 1, если фонд полностью рассекречен, отметка о наличии секретных документов зачеркивается, а в графе 6 указывается основание - номер и дата акта о рассекречивании.

В листе фонда (Форма N 36) в графах 6 - 10 отражается выбытие секретных дел и описей, а в графах 2 - 5 - поступление дел и описей общего хранения, изменение секретности описей.

В правом верхнем углу обложки рассекреченного дела проставляется штамп установленного образца "Рассекречено". Индекс "с", "сс" или "ов" в номере дела зачеркивается.

При рассекречивании отдельных документов дело, в которое они включены, остается на секретном хранении, но учитывается как частично секретное. К архивному шифру на обложке дела с отметкой "с", "сс" или "ов" добавляется буква "ч".

54.5. Изменения в учетные документы (указанные в пункте 23.2 Правил) по результатам рассекречивания секретных архивных документов, проведенного в соответствии с пунктом 54.3 Правил, вносятся на основании акта о рассекречивании архивных документов в течение трех месяцев после получения архивом решения о рассекречивании.

После рассекречивания к описям дел, документов открытого и секретного хранения составляются новые итоговые записи об объемах, фактически учтенных в них единиц хранения (единиц учета).

При частичном рассекречивании к описям дел, документов секретного хранения составляются новые итоговые записи об объемах, фактически учтенных в них единиц хранения (единиц учета) с отметками "сс", "с", "ссч", "сч" и рассекреченных единиц хранения (единиц учета).

Работа по внесению изменений в учетные документы проводится в порядке выполнения служебного задания.

Рассекреченные описи копируются для создания их полного комплекта, один экземпляр передается в читальный зал.