1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству Министерства транспорта Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана во исполнение пункта 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, и в соответствии с пунктами 2.38 и 2.39 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, Положением о Министерстве транспорта Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. N 395, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 24 декабря 2020 г. N 199, Регламентом Министерства транспорта Российской Федерации, утвержденным приказом Минтранса России от 17 августа 2020 г. N 310 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 12 января 2021 г., регистрационный N 62048).

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерства транспорта Российской Федерации (далее - Министерство) документов, совершенствования делопроизводства Министерства и повышения его эффективности.

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Система электронного документооборота (далее - СЭД), применяемая в Министерстве, должна обеспечивать выполнение требований настоящей Инструкции.

1.4. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Правила работы с секретными документами регламентируются специальной инструкцией.

1.5. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми Министром.

1.6. Положения настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией применяются в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к их передаче на архивное хранение.

1.7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства (далее - департаменты) осуществляет Административный департамент.

1.8. Функции, задачи, права и ответственность Административного департамента регламентируются приказом Министерства от 9 апреля 2018 г. N 134 "Об утверждении Положения об Административном департаменте Министерства транспорта Российской Федерации", должностные обязанности работников Административного департамента и работников, ответственных за организацию работы с документами в департаментах, устанавливаются должностными регламентами.

1.9. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в департаментах, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на директоров департаментов.

1.10. Непосредственная работа по документационному обеспечению в департаментах осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство в департаментах.

1.11. На работников, ответственных за делопроизводство в департаментах, возлагаются следующие функции:

прием и регистрация поступающих в департамент документов;

регистрация исходящих из департамента документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

контроль за прохождением документов в департаменте;

выполнение справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

подготовка для руководства департамента сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;

ввод в СЭД информации о ходе и результатах исполнения документов;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников департамента;

контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;

контроль за возвратом правительственных документов;

разработка номенклатуры дел департамента;

подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

проведение для вновь принятых в департамент работников инструктажа по вопросам основ делопроизводства.

1.12. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для работников Министерства. При подготовке работниками федеральной службы и федеральных агентств, организаций, находящихся в ведении Министерства (далее - федеральная служба и федеральные агентства), проектов документов, представляемых на подпись Министру или заместителям Министра (далее - руководство Министерства), необходимо руководствоваться требованиями настоящей Инструкции.

1.13. Передача в связи со служебной необходимостью заверенных копий архивных документов Министерства работникам сторонних организаций допускается по согласованию с Административным департаментом на основании письменного запроса, а документов (копий документов) департаментов - на основании решения руководства департаментов.

Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов документов сторонним организациям допускается только по решению (с разрешения) соответствующих руководителей.

1.14. Передача служебной информации или документов Министерства представителям средств массовой информации осуществляется Административным департаментом, а в отдельных случаях - по разрешению (поручению) руководства Министерства иными департаментами Министерства.

Нормативный правовой акт, признанный Министерством юстиции Российской Федерации не нуждающимся в государственной регистрации, подлежит размещению (опубликованию) на "Официальном интернет-портале правовой информации" (www.pravo.gov.ru). Порядок вступления нормативного правового акта в силу определяется федеральным органом исполнительной власти, издавшим его.

Передача актов Министерства, признанных Министерством юстиции Российской Федерации не нуждающимися в государственной регистрации, для опубликования в газете "Транспорт России" осуществляется Административным департаментом.

1.15. Переписка между отделами (работниками) внутри департамента, как правило, не допускается.

1.16. Работники Министерства персонально отвечают за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них на рассмотрении документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

В случае утраты документа работником немедленно докладывается об этом директору департамента и сообщается в Административный департамент, если документ зарегистрирован в отделе документационного обеспечения Административного департамента. По решению заместителя Министра (директора департамента) проводится служебное расследование, о результатах которого информируется директор Административного департамента, а в необходимых случаях, с учетом важности содержащейся в документах служебной информации - руководство Министерства (в соответствии с распределением обязанностей).

1.17. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство в департаменте, или другому работнику по указанию руководства департамента.

При увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел может осуществляться по акту приема-передачи дел.

1.18. Вновь принятые работники, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства в департаменте, обязаны в течение трех дней, начиная с даты поступления на работу, пройти в отделе документационного обеспечения Административного департамента инструктаж по ведению делопроизводства.

1.19. Изменения, вносимые в настоящую Инструкцию, утверждаются приказом Министерства после согласования с Росархивом.