3.2. Основные понятия

В целях обеспечения однозначного и точного понимания положений Инструкции по делопроизводству всеми работниками государственного органа, органа местного самоуправления в качестве самостоятельного раздела в инструкцию включается раздел "Термины и определения".

В раздел "Термины и определения" включаются термины, определения которых установлены законодательными, иными нормативными правовыми актами, терминологическими стандартами <6>, а при их отсутствии, - терминологическими словарями <7>, а также термины, которые не имеют установленных определений, но которым Инструкцией по делопроизводству придается вполне определенное значение.

--------------------------------

<6> ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Стандартинформ, 2014.

<7> Управление документами. Термины и определения. Словарь. - М., ВНИИДАД, 2013. - 120 с.; Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации/Росархив, ВНИИДАД. - М., 2014. [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://archives.ru/sites/default/files/2014-slovar-upravl-documents.pdf.

Термины, включаемые в Инструкцию по делопроизводству, подразделяются на:

- термины, обозначающие общие понятия (документ, дело, регистрация документа, номенклатура дел и др.);

- термины, обозначающие единичные понятия (номенклатурные названия), то есть понятия, относящиеся только к одному объекту и выступающие, как правило, его наименованием (Департамент электронного правительства, Общественный совет, Контрольно-аналитическое управление и др.).

Основные делопроизводственные понятия и их определения приведены в приложении N 1 к настоящим Методическим рекомендациям.

Если в Инструкции по делопроизводству употребляются многословные наименования (структурных подразделений, должностей, документов и др.) и по количеству их более 3 - 5, составляется перечень сокращений. Если многословных наименований немного, перечень сокращений не составляется, а после первого употребления в тексте инструкции полного наименования вводится его сокращенное наименование, обозначенное словом (словами) или аббревиатурой, например:

"Департамент регионального развития (далее - ДРР) создан в соответствии с ...".

или: "Департамент регионального развития (далее - Департамент) создан в соответствии с ...".

"Положение о работе с обращениями граждан в ... (далее - Положение) определяет порядок ...".