IV. Организация рассмотрения обращений в структурных подразделениях Министерства

40. После прикрепления электронного образа письменного обращения или формы электронного документа обращения к РКК электронный образ обращения становится доступен к просмотру в электронном кабинете структурного подразделения - ответственного исполнителя и структурного подразделения - соисполнителя.

41. Руководитель либо должностное лицо структурного подразделения, определенное в качестве ответственного за делопроизводство в структурном подразделении Министерства и наделенное соответствующими полномочиями (далее - ответственный за делопроизводство в структурном подразделении Министерства) принимает из электронного кабинета поступившие обращения, знакомится с содержанием обращений, просматривая их электронный образ по мере их поступления, и, после принятия решения об их рассмотрении, определяет в СЭД МТ в качестве исполнителей начальников соответствующих отделов структурного подразделения Министерства.

42. В случае ошибочного направления обращения в структурное подразделение Министерства его руководитель в срок до 3 рабочих дней с даты регистрации обращения в Министерстве принимает решение о его возврате в Отдел по работе с обращениями граждан, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении Министерства формирует в СЭД МТ специальную служебную записку и направляет ее в Отдел по работе с обращениями граждан с резолюцией о причине возврата для внесения соответствующих исправлений в РКК и передачи обращения по принадлежности в указанное в резолюции структурное подразделение Министерства.

43. В случае если дата возврата ошибочно направленного обращения будет превышать 3 рабочих дня, структурное подразделение - исполнитель готовит окончательный ответ гражданину на основании информации, предварительно запрошенной из структурного подразделения Министерства, в ведении которого находится рассмотрение вопросов, содержащихся в обращении.

44. Передача обращений из одного структурного подразделения Министерства в другое осуществляется только через Отдел по работе с обращениями граждан на основании резолюции руководителя структурного подразделения Министерства либо на основании специальной служебной записки, в которых указываются причина возврата и наименование структурного подразделения Министерства, которому необходимо направить обращение для рассмотрения. Ответственный за делопроизводство в структурном подразделении Министерства контролирует в СЭД МТ принятие к рассмотрению переданного обращения.

45. В случае разногласий между руководителями структурных подразделений Министерства о принадлежности обращения окончательное решение по этому вопросу принимается руководством Министерства в соответствии с распределением обязанностей между руководством Министерства.

46. Начальники (заместители начальников) отделов структурных подразделений Министерства ежедневно, не реже 2 раз в день, проверяют наличие информации о факте направления обращений для рассмотрения в их отделы через СЭД МТ, знакомятся с содержанием обращений, просматривая их электронный образ, и исходя из компетенции отделов определяют в СЭД МТ в качестве исполнителя должностное лицо отдела. Срок рассмотрения обращений начальником отдела - 1 рабочий день.

47. Должностные лица отделов ежедневно, не реже 2 раз в день, проверяют в СЭД МТ наличие информации о факте поступления обращения для рассмотрения, знакомятся с содержанием обращения, его приложений и сопроводительных документов и приступают к подготовке необходимых ответов или соответствующих запросов.

48. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

49. Основной исполнитель готовит ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в статье 11 Закона, а в случае, предусмотренном частью 5.1 статьи 11 Закона, на основании обращения с просьбой о его предоставлении, уведомление о переадресации письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов. Ответ готовится в форме электронного документа или в исключительных случаях по решению руководителя структурного подразделения Министерства на бумажном носителе с собственноручной подписью руководителя структурного подразделения Министерства.

50. Ответ на обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем в Министерство в форме электронного документа, и на бумажном носителе в виде распечатанной копии электронного документа или в исключительных случаях по решению руководителя структурного подразделения Министерства в форме документа с собственноручной подписью руководителя структурного подразделения Министерства по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в Министерство в письменной форме. На поступившее в Министерство обращение, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен с соблюдением требований части 2 статьи 6 Закона на официальном сайте Министерства.

51. В случае поступления в Министерство обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен на официальном сайте Министерства, гражданину, направившему обращение, в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается электронный адрес официального сайта Министерства с указанием раздела, где размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается.

52. Ответ на обращение не дается, если в обращении не содержится фамилия гражданина, направившего обращение, или его почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме, или адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа.

53. Основанием для отказа в рассмотрении обращения, поступившего в форме электронного документа, помимо оснований, указанных в пункте 52 настоящей Инструкции, также может являться:

а) указание автором недействительных сведений о себе и (или) адреса для ответа;

б) поступление дубликата уже принятого электронного сообщения;

в) некорректность содержания электронного сообщения.

54. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение 7 дней со дня регистрации обращения в Министерстве возвращается структурным подразделением - ответственным исполнителем гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения. При этом в Отделе по работе с обращениями граждан снимается копия обращения для последующего хранения его в архиве.

55. В случае, если в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, оно может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов. При этом гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

56. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, об этом в течение 7 дней со дня регистрации обращения в Министерстве сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

57. В случае, если текст обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения в Министерстве сообщается гражданину, направившему обращение.

58. В случае, если в обращении содержится вопрос, на который гражданину неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Министр, руководство Министерства или структурного подразделения - ответственного исполнителя вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в одно и то же структурное подразделение Министерства. Данное решение руководство структурного подразделения - ответственного исполнителя отражает в СЭД МТ и поручает исполнителю подготовить письмо в адрес гражданина, направившего обращение, в котором обосновывается причина прекращения переписки с ним.

59. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

60. В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе повторно направить обращение в Министерство либо его должностному лицу.

61. Общий срок рассмотрения обращений в Министерстве по существу определяется в соответствии с Законом.

62. С целью обеспечения организации и персонифицированного учета работы в СЭД МТ разграничение доступа к обращениям в структурном подразделении - ответственном исполнителе и структурном подразделении - соисполнителе осуществляется в следующем порядке:

руководитель структурного подразделения Министерства имеет доступ ко всему массиву обращений, находящихся на рассмотрении во вверенном ему структурном подразделении;

заместитель руководителя структурного подразделения Министерства имеет доступ к обращениям, по которым он в СЭД МТ указан в качестве одного из участников рассмотрения, а при исполнении обязанностей руководителя структурного подразделения Министерства - ко всему массиву обращений, находящихся на рассмотрении в структурном подразделении Министерства;

ответственный за делопроизводство в структурном подразделении Министерства имеет доступ ко всему массиву обращений, находящихся на рассмотрении в структурном подразделении Министерства;

начальник отдела имеет доступ к обращениям, по которым в СЭД МТ указан либо он, либо должностное лицо его отдела в качестве одного из участников рассмотрения;

должностное лицо отдела имеет доступ к обращениям, по которым в СЭД МТ он указан в качестве одного из участников рассмотрения;

в случае необходимости по решению руководителя структурного подразделения по согласованию с Департаментом управления делами Министерства осуществляется доступ должностных лиц других отделов ко всему массиву обращений, находящихся на рассмотрении в структурном подразделении Министерства.

63. Структурные подразделения - соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на подготовку ответа гражданину, представляют в структурное подразделение - ответственный исполнитель предложения для включения в проект ответа или сообщают об их отсутствии.

64. В случае, если данных, указанных в обращении, недостаточно для принятия окончательного решения, руководством структурного подразделения - ответственного исполнителя принимаются меры с целью получения необходимых материалов для заключения и обоснованного принятия решения.

65. В случае необходимости рассматривающие обращение должностные лица соответствующих структурных подразделений - ответственных исполнителей и структурных подразделений - соисполнителей могут обеспечить его рассмотрение с выездом на место. Решение о рассмотрении обращения с выездом на место указанных должностных лиц структурных подразделений Министерства принимается руководством Министерства. При проверке обращений с выездом на место результаты проверки оформляются справкой. Справка вместе с обращением передается в Отдел по работе с обращениями граждан.

66. В проекте окончательного ответа гражданину обобщается информация, полученная от всех структурных подразделений - соисполнителей по конкретному обращению, после чего он передается на подпись руководству структурного подразделения - ответственного исполнителя.

67. Перед подписанием письма, содержащего ответ на обращение гражданина (далее - ответ гражданину), в случае отсутствия ответа структурного подразделения - соисполнителя, проект ответа гражданину визируется соответствующим структурным подразделением - соисполнителем рассмотрения обращения.

68. Гражданину на одно его обращение направляется только один ответ, несмотря на количество вопросов, изложенных в нем.

69. Ответственный исполнитель и должностное лицо, подписавшее ответ гражданину, несут персональную ответственность за своевременность, полноту, содержание ответа, достоверность ссылки на нормативные правовые акты.

70. Вносить какие-либо изменения в содержание ответа гражданину без разрешения должностного лица, подписавшего его, запрещается.

71. Исходящие письма в форме электронного документа, содержащие ответ гражданину, соответствующие запросы, готовятся основным исполнителем в СЭД МТ и направляются на визирование и подписание вышестоящему руководству (начальнику отдела, заместителю руководителя структурного подразделения, руководителю структурного подразделения), отличие в подготовке ответов на обращения граждан, взятых на особый контроль, определяется только выбранной группой исходящих документов.

При необходимости подготовки исходящих писем на бумажном носителе, ответы гражданину готовятся основным исполнителем в СЭД МТ, направляются на визирование вышестоящему руководству (начальнику отдела, заместителю руководителя структурного подразделения), распечатываются в установленном порядке на номерном бланке Министерства и направляются на подписание руководителю структурного подразделения Министерства. При этом соответствующие запросы готовятся и направляются в электронном виде.

72. При направлении на визирование и подпись исходящих писем на бумажном носителе Министру, руководству Министерства основной исполнитель распечатывает соответствующее обращение и подкладывает его в качестве основания подготовки письма.

73. Ответы гражданину о несогласии с ранее направленными ответами Министерства, подписанными руководством структурных подразделений Министерства, могут готовиться за подписью руководства Министерства.

74. Подлинные документы (паспорта, дипломы, трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом) возвращаются гражданину заказным отправлением вместе с ответом гражданину. При этом в ответе должны быть перечислены их наименования и указано общее количество листов приложения.

75. Ответы гражданину в форме электронного документа или документа на бумажном носителе, подписанные Министром, руководством Министерства, а также ответы на обращения, взятые на особый контроль Отделом по работе с обращениями граждан, направляются в Отдел по работе с обращениями граждан для регистрации в СЭД МТ и отправки адресатам.

76. Все действия должностных лиц структурных подразделений Министерства по использованию СЭД МТ (принятие документов из электронного кабинета структурного подразделения Министерства, просмотр электронного образа документа, внесение изменений в РКК) осуществляются с обязательной системной фиксацией и контролем даты и времени указанных действий, а также фамилии, имени, отчества лица, их производивших.