VI. Порядок завершения работы с обращением

90. Обращение считается рассмотренным, если гражданину дан письменный, или в форме электронного документа, или устный, с согласия гражданина, ответ по существу поставленных в нем вопросов, направлены соответствующие запросы и уведомления, приняты необходимые решения и меры в соответствии с законодательством Российской Федерации.

91. На каждом обращении в письменной форме после принятия решения об окончании его рассмотрения руководством структурного подразделения - ответственного исполнителя и структурного подразделения - соисполнителя делается надпись "В дело", ставится личная подпись соответствующего руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения Министерства и указывается дата.

Документы исполненного обращения с визовой копией ответа гражданину в письменной форме формируются в дела в структурном подразделении - ответственном исполнителе, структурном подразделении - соисполнителе в соответствии с номенклатурой дел.

Документы исполненных обращений в делах располагаются по следующим принципам:

алфавитный (по алфавиту фамилии, имени, отчества гражданина);

систематический (по входящим регистрационным номерам).

Указанные действия дополняются, а в случае работы с электронными формами документов - полностью заменяются соответствующими процедурами в СЭД МТ и электронных архивах Министерства, при этом возможность совершения действий по списанию "В дело" в СЭД МТ обращений, не взятых на особый контроль, предоставляется руководству структурного подразделения.

92. Обращения без принятого руководством структурного подразделения - ответственного исполнителя, структурного подразделения - соисполнителя решения об окончании их рассмотрения подшивать в дела запрещается.

Факт окончания рассмотрения обращения автоматически отражается в СЭД МТ при полном соблюдении процедур, указанных в пунктах 77 и 90 настоящей Инструкции.

В остальных случаях требуется отдельное решение руководства структурного подразделения - ответственного исполнителя по обращению гражданина, краткая форма которого с изложением обоснования заносится в РКК руководством структурного подразделения - ответственного исполнителя и определяется фактическая дата завершения рассмотрения обращения.

Решение руководства структурного подразделения - ответственного исполнителя по обращению гражданина с целью отражения в СЭД МТ факта окончания его рассмотрения может быть также направлено в СЭД МТ специальной служебной запиской в Отдел по работе с обращениями граждан.

93. Подлинники обращений на бумажном носителе, взятых на особый контроль Отделом по работе с обращениями граждан, сопроводительные документы к ним, визовые копии ответов на обращения, а также другие документы, относящиеся к рассмотрению соответствующих обращений, формируются в дела в Отделе по работе с обращениями граждан в соответствии с номенклатурой дел Отдела по работе с обращениями граждан.

Указанные действия дополняются, а в случае работы с электронными формами документов - полностью заменяются соответствующими процедурами в СЭД МТ и электронных архивах Министерства, при этом совершение действий по списанию "В дело" в СЭД МТ взятых на контроль обращений предоставляется руководству Департамента управления делами Министерства.

94. Подлинники обращений, поступивших в Министерство на бумажных носителях с сопроводительными документами к ним, формируются в дела в Отделе по работе с обращениями граждан в соответствии с номенклатурой дел Отдела по работе с обращениями граждан. Обращения с сопроводительными документами к ним, поступившие в Министерство в форме электронного документа, сохраняются в электронных архивах Министерства.