IX. Особенности организации системы учета музейных предметов в музеях, имеющих филиалы и обособленные структурные подразделения

9.1. В музеях, имеющих филиалы и обособленные структурные подразделения, с учетом географической удаленности обособленных структурных подразделений от головного музея, объема и состава музейных предметов, особенностей организации хранения Внутримузейными правилами на основании решения ЭФЗК могут быть установлены следующие системы учета:

объединенная;

обособленная.

9.2. При объединенной системе учета все процедуры государственного учета музейных предметов осуществляются в головном музее, в обособленные структурные подразделения музейные предметы передаются на ответственное хранение в соответствии с требованиями главы V Единых правил.

9.3. При обособленной системе учета все процедуры государственного учета музейных предметов, находящихся в филиалах (обособленных структурных подразделениях), осуществляются в филиалах (обособленных структурных подразделениях). Номер первичного государственного учета музейного предмета основного фонда и иного фонда при регистрации в ГИК и КП иных фондов филиалов (обособленных структурных подразделений) формируется по формату:

А Б В Г/Д, где:

А - шифр музея;

Б - условное сокращенное обозначение филиала (обособленного структурного подразделения);

В - условное обозначения категории фонда, установленное Внутримузейными правилами;

Г - регистрационный номер музейного предмета (музейной коллекции) по ГИК или КП иного фонда;

Д - регистрационный номер музейного предмета в коллекционной (попредметной) описи музейной коллекции или в попредметной росписи музейных предметов в ГИК или КП иного фонда музейной коллекции.

Процедура централизованного государственного учета музейных предметов основного фонда осуществляется в личном кабинете филиала (обособленного структурного подразделения) в Государственном каталоге в соответствии с пунктом 10.7 Положения о Государственном каталоге.

Сделки с музейными предметами в Государственном каталоге оформляются головным музеем.

9.4. Порядок обмена учетными сведениями между головным музеем и филиалом (обособленным структурным подразделением) устанавливается Внутримузейными правилами с учетом штатной обеспеченности, наличия (отсутствия) в музее АМС и иных факторов.

9.5. В случае реорганизации музеев путем присоединения, слияния ГИК и КП иных фондов не переписываются. Музейные предметы сохраняют свои прежние номера, к старому шифру музея добавляется префикс с условным сокращенным названием головного (нового) музея.

Если в музее, имеющем филиалы и обособленные структурные подразделения, установлена объединенная система учета, ЭФЗК может быть принято решение о закрытии ГИК и КП иных фондов присоединенных музеев и регистрации новых поступлений в объединенные ГИК и КП иных фондов.