4. Этап стратегического планирования

4.1. На данном этапе определяются функциональные направления деятельности, которые объединяются в организационные блоки, в частности:

планирование;

спортивная программа и объекты;

технологии и медиа;

сервисы;

маркетинг и церемонии;

международные отношения и взаимодействие с органами власти;

корпоративные функции;

безопасность.

По мере разработки основных документов и более четкого прояснения потребностей в численности персонала для проведения мероприятия функциональные направления деятельности активируются и оформляются в структурные подразделения.

4.2. В ходе подготовки детализируется начатая на этапе заявочной кампании работа по реестру обязательств и требований к организации и проведению мероприятия, на основе которой формируются базовые справочники (справочники функциональных направлений деятельности, объектов, клиентских групп, терминов):

1) анализ основных документов международной спортивной организации;

2) формирование проектным офисом единого реестра обязательств и требований;

3) классификация обязательств и требований с точки зрения рисков;

4) согласование реестра с представителями функциональных направлений деятельности.

4.3. Основное внимание на данном этапе уделяется разработке стратегического плана мероприятия - базового высокоуровневого плана (мастер-плана), опирающегося на заявочную книгу, в котором излагаются общие цели и задачи, подходы к работе организатора для их достижения.

Документ описывает стратегические выборы в области планирования, маркетинга, управления рисками, технологий, определяет в разрезе функциональных направлений деятельности планирование работы на всех этапах подготовки и включает в себя план-график подготовки и проведения мероприятия.

Рекомендуется в данном плане-графике предусмотреть подробное описание ключевых контрольных сроков проведения мероприятия и график строительства (адаптации) объектов и инфраструктуры с подробным описанием основных этапов их подготовки.

4.4. Стратегическим планом, как правило, определяются укрупненно несколько направлений подготовки операционных документов на следующем этапе операционного планирования, например:

клиентское планирование;

функциональное планирование операций;

планирование работы объектов.