4.11. Ведение электронного архива

В связи с переходом на использование электронных документов и реализацией принципа неделимости архивных фондов возникает необходимость в создании электронного архива Росимущества, включающего в том числе следующие мероприятия:

- реализация электронного хранилища архивных данных, используемых в Росимуществе при выполнении процессов управления государственным имуществом;

- реализация инструментов для управления архивными электронными документами;

- реализация мер для обеспечения гарантированного уровня информационной безопасности, включая защиту от вредоносных компьютерных программ (вирусов) и от несанкционированного доступа, обеспечения свойств целостности, аутентичности, достоверности и пригодности для воспроизведения электронных документов с момента их принятия на протяжении всего периода ведомственного хранения;

- реализация возможности использования электронных образов архивных документов на бумажном носителе;

- реализация механизмов для перевода в архив документов на бумажных носителях;

- интеграция с автоматизированной системой Государственного архива Российской Федерации в части передачи электронных документов;

- реализация механизмов для придания и проверки юридической значимости электронных документов, содержащихся в архиве;

- реализация решений для осуществления быстрого поиска по всем разделам архива с возможностью задания расширенных условий поиска.

Также необходима реализация возможностей:

- формирования электронного научно-справочного аппарата на документы, находящиеся на хранении в архиве Росимущества;

- резервного копирования электронных документов;

- конвертации и/или миграции электронных документов в новые форматы;

- заверения принятых на хранение электронных документов электронной подписью уполномоченного лица.

Дополнительно необходима реализация функции проведения проверок наличия и состояния электронных документов с использованием специальных программ проверки технического состояния электронных документов и фиксацией результатов проверок в соответствующих актах.