5.5. Особенности формирования дел в СЭД для их дальнейшего хранения

5.5.1. СЭД позволяет формировать дела с электронными документами для их дальнейшего хранения.

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

Структурное подразделение Министерства может в СЭД формировать только дела, включенные в номенклатуру дел данного структурного подразделения. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

В случае существования бумажного аналога документа дело формируется на традиционных носителях и с помощью СЭД.

5.5.2. В СЭД формирование дел производится путем нажатия кнопки "В дело" в соответствующей ЭРК документа, при этом поле "Списан в дело" заполняется автоматически.

5.5.3. Формирование дел в СЭД за истекший период производится после исполнения всех поручений по документу.

5.5.4. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов на бумажных носителях, установленных "Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558.

5.5.5. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта в установленном порядке.