5.1. Общие правила работы с электронными документами

5.1.1. В Министерстве создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в СЭД.

5.1.2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

5.1.3. Регистрация входящей документации, подготовка проектов указаний по исполнению (резолюций) руководству, постановка документа на контроль, ход исполнения документов, внутренний документооборот, согласование (визирование) и подписание исходящих документов, регистрация исходящей документации производятся в Министерстве в электронном виде в СЭД.

5.1.4. Прием входящих электронных документов и отправка электронных документов осуществляются лицами, указанными в пунктах 4.2.14 и 4.7.3 Инструкции.

5.1.5. При отправке электронных документов Министерства электронные документы заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица Министерства, ответственного за подготовку электронного документа, в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

При отправке адресату электронного документа Министерства, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, направление бумажного экземпляра не требуется. Исключение составляют ответы на обращения граждан, поступившие по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" заявителю дается письменный ответ по почтовому адресу, указанному в обращении.

5.1.6. При утверждении руководством указаний по исполнению (резолюций), при подписании служебных писем и иных документов и подписании исходящих электронных документов в СЭД может использоваться усиленная квалифицированная электронная подпись.

5.1.7. При получении электронных документов, поступивших по МЭДО, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, отделом документационного обеспечения проверяется ее подлинность.

5.1.8. Документы, создаваемые и (или) поступившие в Министерство на бумажном носителе, включаются в СЭД после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно только после его сравнения с подлинником документа.

5.1.9. Ведение делопроизводства в Министерстве с использованием СЭД осуществляется отделом документационного обеспечения, секретариатами статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра, структурных подразделений Министерства.

5.1.10. В СЭД не регистрируются документы с грифом секретности. Документы, содержащие персональные и иные конфиденциальные данные, могут размещаться при соблюдении установленных законодательством Российской Федерации требований по защите информации.

5.1.11. Документы, поступившие по МЭДО, автоматически переносятся в СЭД с созданием ЭРК для каждого документа.