Приложение N 14

к Инструкции по делопроизводству

в Министерстве спорта

Российской Федерации

ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ МИНИСТЕРСТВА

Служебное письмо Министерства печатается на стандартных бланках Министерства (приложения N 2 - 6 к Инструкции) шрифтом размером N 14.

Служебное письмо Министерства имеет следующие реквизиты: гриф ограничения доступа к документу (если это необходимо); адресат; дата; регистрационный номер; ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа; текст документа; отметка о приложении (если оно имеется); подпись; отметка об исполнителе; виза.

Гриф ограничения доступа к документу печатается в правом верхнем углу первого листа служебного письма Министерства. Номер экземпляра печатается ниже грифа ограничения доступа к документу через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним.

Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа. Строки реквизита "адресат" центрируются относительно самой длинной строки и печатаются с межстрочным интервалом 1,0. Длина максимальной строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничиваться правой границей текстового поля.

Дата служебного письма соответствует дате его подписания. Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2018 г.

Регистрационный номер служебного письма - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

Текст отделяется печатается через 1,5 межстрочных интервала. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "текст", "подпись" при необходимости размещения текста служебного письма на одной странице.

Текст служебного письма составляется на государственном языке Российской Федерации.

Текст служебного письма может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

Текст служебного письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документ, являющийся основанием подготовки служебного письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения.

Приложениями к служебным письмам могут быть информационные материалы, положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Подпись включает наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4 (210 x 297) шрифтом размера N 14, при этом наименования органов государственной власти - авторов документа указываются в реквизите "подпись".

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля шрифтом размером N 10 через 1 межстрочный интервал.

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица с содержанием проекта служебного письма. Визой оформляется внутреннее согласование служебного письма.