4.10. Работа исполнителя с документами

4.10.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях Министерства осуществляется на основании указаний по исполнению (резолюций) Министра или лица, его замещающего, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра, руководителя структурного подразделения или иных должностных лиц.

4.10.2. Поручения руководства Министерства доводятся до руководителей структурных подразделений посредством СЭД, как правило, в день их утверждения, а срочные и оперативные - незамедлительно.

4.10.3. Документы, поступившие в структурное подразделение Министерства с указаниями по исполнению (резолюциями) Министра или лица, его замещающего, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра, передаются исполнителю только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения.

4.10.4. Персональную ответственность за своевременную и качественную подготовку документов для внесения в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации и другие органы государственной власти несет руководитель структурного подразделения Министерства, являющийся ответственным за выполнение конкретного поручения, в соответствии с указанием по исполнению (резолюцией).

4.10.5. При рассмотрении документов руководители структурных подразделений Министерства выделяют документы, требующие срочного исполнения, обеспечивают оперативное рассмотрение, доведение до исполнителей в день поступления, а также контроль за их своевременным и качественным исполнением.

4.10.6. Служащие структурных подразделений Министерства в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в Министерстве;

согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

в необходимых случаях - подготовку заявки на рассылку документа;

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

4.10.7. В случае если в поручении Правительства Российской Федерации ответственным за созыв указано Министерство, то ответственное за выполнение поручение структурное подразделение Министерства обязано получить согласование у федеральных органов исполнительной власти - соисполнителей поручения.

4.10.8. Подписание документа у Министра или лица, его замещающего, осуществляется через отдел документационного обеспечения.

4.10.9. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

4.10.10. Служащие структурных подразделений Министерства несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение положений Инструкции.

4.10.11. О случаях утраты документа служащий структурного подразделения Министерства обязан незамедлительно доложить руководителю.

По данному факту руководитель структурного подразделения Министерства назначает служебное расследование, о результатах которого в недельный срок сообщает в Департамент государственной службы, управления делами и контроля.

4.10.12. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе служащие структурных подразделений Министерства обязаны передать все находящиеся у них документы служащему, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении Министерства, или другому лицу по указанию руководителя структурного подразделения.

4.10.13. При переходе на другую работу служащий, отвечающий в структурном подразделения Министерства за ведение делопроизводства, осуществляет передачу всех документов вновь назначаемому служащему.

4.10.14. Вновь принятый служащий, на которого возлагаются обязанности по ведению делопроизводства в структурном подразделении Министерства, обязан в течение трех дней после поступления на работу пройти инструктаж по ведению делопроизводства.