4.5. Организация работы с отправляемыми документами

4.5.1. Основными этапами прохождения проекта отправляемого документа являются: подготовка документа, его согласование и подписание (утверждение).

4.5.2. Ответственность за составление и оформление отправляемого документа, а также обеспечение согласования проекта документа с должностными лицами Министерства заинтересованными органами государственной власти и организациями возлагается на структурное подразделение, ответственное за исполнение документа.

4.5.3. До представления документа на подпись ответственный исполнитель проверяет правильность его оформления, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, заявки на рассылку, оформленной в соответствии с приложением N 18 к Инструкции.

4.5.4. Проект документа визируется ответственным исполнителем, руководством структурного подразделения, ответственного за исполнение документа, при необходимости другими структурными подразделениями и руководством Министерства в соответствии с положениями Инструкции о согласовании (визировании) документов.

4.5.5. Отправляемые электронные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра, руководителя структурного подразделения Министерства.