4.7. Отправка документов

4.7.1. Служащие, ответственные за отправку документов, проверяют правильность оформления и комплектность исходящих документов, производят сортировку документов по способу доставки корреспонденции адресату (простая, заказная, международная и иная/другая).

4.7.2. Зарегистрированные исходящие документы направляются адресату в тот же день, а при наличии большого объема - не позднее следующего рабочего дня после регистрации.

Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

4.7.3. Отправка исходящих документов производится:

почтовой связью, фельдъегерской связью - отделом документационного обеспечения;

в электронном виде по МЭДО:

за подписью Министра или лица, его замещающего, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра - отделом документационного обеспечения;

за подписью руководителя структурного подразделения Министерства - секретариатом структурного подразделения;

документы, предназначенные для отправки на обращения граждан и организаций - секретариатом структурного подразделения.

4.7.4. Не допускается отправка по МЭДО следующих документов:

документы ограниченного распространения с пометкой "Для служебного пользования";

документы, содержащие персональные данные гражданина;

документы, имеющие в приложении брошюры, книги, газеты, журналы, карты, текстовые и иные материалы формата, превышающего A4, прошитые и заверенные печатью;

сопроводительных писем с приложением вносимых Министерством проектов правовых актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

документы, содержащие приложения объемом более 200 листов.

4.7.5. Исходящий документ, отправляемый по МЭДО, сканируется служащими Министерства, указанными в пункте 4.7.3 Инструкции, прикрепляется к ЭРК и с помощью СЭД отправляется адресату, имеющему соответствующий идентификатор МЭДО.

Неправильно оформленный и отсканированный документ к отправке не принимается и возвращается ответственному исполнителю.

4.7.6. При отправке документов по МЭДО их дублирование на бумажном носителе не допускается, за исключением проектов нормативных правовых актов для согласования с федеральными органами исполнительной власти или получения заключения в Минюсте России.

После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица Министерства, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

4.7.7. При направлении исходящего документа по МЭДО подлинник документа остается в отделе документационного обеспечения.

4.7.8. По фельдъегерской связи исходящие документы направляются в органы государственной власти Российской Федерации и организации - за подписью Министра или лица, его замещающего, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра или руководителя структурного подразделения Министерства.

4.7.9. Документы, отправляемые из Министерства иностранным адресатам, передаются на отправку в отдел документационного обеспечения с указанием полного адреса.

4.7.10. Телеграмма оформляется в одном экземпляре. Поздравительные телеграммы, телеграммы соболезнования оформляются в единственном экземпляре.

В случае направления телеграммы одного и того же содержания нескольким адресатам каждая телеграмма оформляется и подписывается отдельно в каждый адрес.

Телеграмма с одним и тем же текстом и подписью, направляемая нескольким адресатам, подготавливается в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов.

Телеграммы передаются отделом документационного обеспечения в электронном виде на телеграф для передачи адресатам.

4.7.11. Факсограммы передаются адресатам секретариатами статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра и структурных подразделений Министерства.

4.7.12. Отправляемая по почте корреспонденция упаковывается. На конверты наносятся адреса (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с заявкой на рассылку, которая составляется исполнителем документа), затем проставляется стоимость почтовых услуг и корреспонденция передается в местное отделение связи.

Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по каналам электросвязи принимает структурное подразделение, ответственное за исполнение документа.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

На заказную корреспонденцию составляется реестр, который затем возвращается в отдел документационного обеспечения с распиской работника почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.