Основные требования по вопросам организации делопроизводства в негосударственных пенсионных фондах

Основные требования по вопросам организации

делопроизводства в негосударственных пенсионных фондах

Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними в фонде должна быть Инструкция по делопроизводству (Проект типовой Инструкции прилагается), в которой должен быть расписан весь процесс организации делопроизводства в фонде, от требований, предъявляемых к документам, их разработке, работе исполнителей с ними, вопросам регистрации и хранения документов, а также содержаться образцы правильно оформленных документов (по ГОСТ Р 6.30-97) и правила работы с ними.

Инструкция утверждается приказом руководителя фонда и все сотрудники фонда обязаны руководствоваться ею при работе с документами.

Какие вопросы должны быть отражены в Инструкции:

1. Основные служебные документы, разрабатываемые фондом.

В соответствии с действующим законодательством и особенностями работы негосударственного пенсионного фонда в фонде могут издаваться следующие документы: приказы, договоры, протоколы, акты, контракты, инструкции, справки, доверенности, документы по личному составу, письма, факсы и пр.

2. Основные требования и правила к оформлению служебных документов.

К каждому виду документа, применяемого фондом, в Инструкции должны быть изложены требования по его составлению и оформлению с учетом общепринятых нормативных требований по их составлению.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами (ГОСТ Р 6.30-97) "Унифицированные системы документации. Система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов" - Москва, 1997; "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" - Москва, 1991; "Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации" - Москва, 1994, и другие.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

юридическую силу документов;

оперативное и качественное составление и исполнение документов;

организацию быстрого поиска документов;

более активное использование ПЭВМ при составлении документов.

Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами.

Правила их составления и оформления, а также место расположения на документах организации должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-97, которым определено для документов управления 31 реквизит. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо и т.д.) имеет определенный набор реквизитов.

Примеры пояснения реквизитов:

реквизит "наименование организации" - наименование организации пишется в строгом соответствии с учредительными документами (уставом фонда или свидетельством Регистрационной палаты);

реквизит "индекс (N) документа" - номер по журналу исходящих документов;

реквизит "печать" - удостоверяются права организации или должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных государственными правовыми актами подпись ответственного лица, заверенная печатью (баланс, платежное поручение и т.д.). Ответственного за хранение печати и место хранения определяет руководитель, а более строго - приказом руководителя.

3. Организация работы с документами.

Создание оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

3.1. Обработка поступающих документов.

В этом разделе д.б. изложен порядок обработки документов, их регистрация, рассмотрение, исполнение и контроль исполнения, а также порядок подшивки документов в дела.

3.2. Обработка отправляемых документов.

В этом разделе д.б. изложен порядок составления проекта документа, его согласования, порядок подписания, регистрация, отправка и подшивка второго экземпляра в дело.

3.3. Регистрация и контроль исполнения документов.

В разделе излагается порядок регистрации входящих и исходящих документов, а также требования к журналам регистрации входящих и исходящих документов. Работа исполнителей с документами и контроль их исполнения.

3.4. Классификация документов фонда - это разделение всех документов фонда по определенным признакам на дела.

3.5. Составление номенклатуры (списка) дел и формирование дел.

3.6. Порядок подготовки и передачи дел на хранение в архив.

3.7. Работа с документами, содержащими коммерческую тайну.

3.8. Учет и хранение бланков, печатей и штампов.

4. Приложения:

образцы служебных документов, издаваемых в фонде;

должностные инструкции сотрудников фонда.