Общие положения

Основные термины и определения (ГОСТ Р 51141-98):

делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;

документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам;

документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина "документ" как способ доказательства. Только грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки.

Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей трудовые отношения работника с предприятием и подтверждающей его зарплату и стаж, не просто выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением требований КЗоТ РФ.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и первичное оформление документов.

При работе с документами необходимо руководствоваться законодательными и нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают порядок составления и оформления документов, доведения их до исполнителей и исполнение, а также организацию ведения делопроизводства в организации.

Организация делопроизводства предприятия - это прежде всего:

составление документов и правила их оформления;

организация работы с документами (прием, обработка, контроль их исполнения, систематизация и формирование документов в дела).