|
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
|
|
114
|
Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной таможенной службы, подчиненных таможенных органов и организаций, находящихся в ведении ФТС России, с указанием сроков хранения
|
Пост.
|
ДЗН
|
ДЗН
|
ДЗН
|
|
|
115
|
Сводная номенклатура дел организации
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
|
|
116
|
Номенклатура дел структурного подразделения
|
ДЗН (1)
|
ДЗН (1)
|
ДЗН (1)
|
ДЗН (1)
|
(1) Не ранее 3 л. после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
|
|
117
|
Проекты документов (номенклатур, перечней, классификаторов дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
(1) После утверждения
|
|
118
|
Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения
|
1 г. (1)
|
1 г. (1)
|
1 г. (1)
|
1 г. (1)
|
(1) После снятия с контроля
|
|
119
|
Указатели, листы, списки рассылки документов
|
2 г. (1)
|
2 г. (1)
|
2 г. (1)
|
2 г. (1)
|
(1) Для документов с пометкой ДСП - до снятия ограничения доступа или уничтожения документа
|
|
120
|
Переписка о нарушении правил пересылки документов
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
|
|
121
|
Документы (акты, заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, заказы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий
|
5 л. ЭПК
|
5 л. ЭПК
|
5 л. ЭПК
|
5 л. ЭПК
|
|
|
122
|
Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота
|
5 л. ЭПК
|
5 л. ЭПК
|
5 л. ЭПК
|
5 л. ЭПК
|
|
|
123
|
Акты:
|
|
|
|
|
|
|
а) проверки наличия документов с пометкой "Для служебного пользования"
|
3 г.
|
3 л.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
б) проверки наличия, использования и хранения бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации
|
3 г.
|
3 л.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
в) об уничтожении бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
г) о выделении к уничтожению копий документов
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
|
124
|
Договоры, соглашения об информационном обмене
|
Пост,
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
|
|
125
|
Лицензия на право проведения таможенными органами работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну
|
5 л. (1)
|
5 л. (1)
|
5 л. (1)
|
5 л. (1)
|
(1) После прекращения срока действия лицензии
|
|
126
|
Обязательства (расписки) об обеспечении сохранности сведений, составляющих государственную тайну
|
5 л. (1)
|
5 л. (1)
|
5 л. (1)
|
5 л. (1)
|
(1) После прекращения действия допуска
|
|
127
|
Журнал инструктажа должностных лиц, допущенных к сведениям, составляющим государственную тайну
|
ДМН
|
ДМН
|
ДМН
|
ДМН
|
|
|
128
|
Документы (служебные записки, медицинские справки, списки и др.) по оформлению допуска к государственной тайне
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
|
129
|
Карточки на допуск к государственной тайне по первой, второй и третьей формам
|
5 л. (1)
|
5 л. (1)
|
5 л. (1)
|
5 л. (1)
|
(1) После прекращения действия допуска
|
|
130
|
Журнал учета карточек на допуск граждан к государственной тайне
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
|
131
|
Карточки учета осведомленности должностных лиц, работников в сведениях, составляющих государственную тайну
|
10 л.
|
10 л.
|
10 л.
|
10 л.
|
|
|
132
|
Документы (заключения, решения) об осведомленности должностных лиц (работников) в сведениях особой важности и (или) совершенно секретных сведениях, оформленные при снижении формы допуска или увольнении
|
10 л.
|
10 л.
|
10 л.
|
10 л.
|
|
|
133
|
Переписка с федеральными органами исполнительной власти, учреждениями, организациями и таможенными органами по вопросам осведомленности должностных лиц (работников) в сведениях особой важности и (или) совершенно секретных сведениях
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
|
134
|
Протоколы заседаний экспертной комиссии ФТС России по временному ограничению права граждан Российской Федерации на выезд из Российской Федерации
|
5 л. (1)
|
-
|
-
|
-
|
(1) После снятия ограничений
|
|
135
|
Документы (заявления, заключения, решения) о временном ограничении или возможности выезда из Российской Федерации и выдачи заграничного паспорта
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
|
136
|
Журнал учета заявлений должностных лиц (работников), допущенных к сведениям, составляющим государственную тайну, о планируемом выезде из Российской Федерации
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
|
137
|
Журнал регистрации решений о временном ограничении или возможности выезда из Российской Федерации
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
|
138
|
Журнал регистрации заключений об осведомленности должностных лиц (работников) в сведениях особой важности и (или) совершенно секретных сведениях
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
|
139
|
Анкеты опроса должностных лиц (работников), допущенных к сведениям, составляющим государственную тайну, выезжавших за границу Российской Федерации
|
10 л.
|
10 л.
|
10 л.
|
10 л.
|
|
|
140
|
Журнал учета проведения опроса должностных лиц, допущенных к сведениям, составляющим государственную тайну, выезжавших за границу Российской Федерации
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
|
141
|
Предписания на выполнение заданий, связанных с работами со сведениями (допуском к сведениям), составляющими государственную тайну
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
|
142
|
Журнал учета выдачи предписаний
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
|
143
|
Справки о допуске должностных лиц (работников) к сведениям, составляющим государственную тайну
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
|
144
|
Журнал учета выдачи справок о допуске
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
|
145
|
Журнал учета должностных лиц (работников), прибывающих в служебные командировки, связанные с допуском к сведениям, составляющим государственную тайну
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
|
146
|
Акты о вскрытии помещений, сейфов (рабочих папок) при отсутствии исполнителей
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
|
|
147
|
Документы (планы, схемы оповещения, списки должностных лиц (работников) и членов их семей, подлежащих эвакуации и др.) по мобилизационной работе и гражданской обороне
|
ДМН
|
ДМН
|
ДМН
|
ДМН
|
|
|
148
|
Книга учета бланков специального воинского учета
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г
|
3 г.
|
|
|
149
|
Книга учета передачи бланков специального воинского учета, военных билетов и личных карточек
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г
|
3 г.
|
|
|
150
|
Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния документов, приема и передачи (2), выделения дел и документов к уничтожению (3), об утрате (повреждении) документов, протоколы выемки документов, акты рассекречивания и другие документы, отражающие работу с фондом)
|
Пост. (1)
|
Пост. (1)
|
Пост. (1)
|
Пост. (1)
|
(1) В государственные, муниципальные архивы передается при ликвидации организации
(2) Акты структурных подразделений - 5 л.
(3) Акты структурных подразделений - 3 г.
|
|
151
|
Документы (книги учета поступления и выбытия дел, документов, списки фондов, листы фондов, паспорта архивов, реестры описей) архивного учета
|
Пост. (1)
|
Пост. (1)
|
Пост. (1)
|
Пост. (1)
|
(1) В государственные, муниципальные архивы передается при ликвидации организации
|
|
152
|
Описи дел (1):
|
|
|
|
|
(1) Структурных подразделений - 3 г. после утверждения ЭПК (ЭК) сводного годового раздела описи
(2) Неутвержденные - до минования надобности
(3) В государственные, муниципальные архивы передается при ликвидации организации
(4) После уничтожения дел
|
|
а) постоянного хранения (утвержденные)
|
Пост. (2)
|
Пост. (2)
|
Пост. (2)
|
Пост. (2)
|
|
б) по личному составу
|
Пост. (3)
|
Пост. (3)
|
Пост. (3)
|
Пост. (3)
|
|
в) временного хранения
|
3 г. (4)
|
3 г. (4)
|
3 г. (4)
|
3 г. (4)
|
|
153
|
Топографические указатели
|
1 г. (1)
|
1 г. (1)
|
1 г. (1)
|
1 г. (1)
|
(1) После замены новыми
|
|
154
|
Документы (заявления, переписка) о допуске к ознакомлению с документами
|
10 л. ЭПК
|
10 л. ЭПК
|
10 л. ЭПК
|
10 л. ЭПК
|
|
|
155
|
Документы (постановления, протоколы, акты, служебные записки, переписка) о выдаче дел, документов, описей во временное пользование, изъятии дел и документов
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
(1) После возвращения дел, документов.
Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям - 5 л. ЦЭК (ЭК).
Для невозвращенных дел, документов постоянного хранения и по личному составу - пост., хранятся в деле фонда
|
|
156
|
Книги, журналы, карточки, базы данных регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
|
157
|
Копии архивных справок, архивных выписок, выданных по запросам граждан; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
|
158
|
Договоры, соглашения с архивными учреждениями, иными организациями по вопросам архивного дела и делопроизводства
|
5 л. (1) ЭПК
|
5 л. (1) ЭПК
|
5 л. (1) ЭПК
|
5 л. (1) ЭПК
|
(1) После истечения срока действия договора
|
|
159
|
Договоры депозитарного хранения документов, приема-передачи документов на постоянное хранение, соглашения о сотрудничестве с архивными учреждениями, иными организациями по вопросам архивного дела и делопроизводства
|
Пост. (1)
|
Пост. (1)
|
Пост. (1)
|
Пост. (1)
|
(1) Договоры, контракты об оказании услуг - 5 л. после истечения срока действия договора, контракта
|
|
160
|
Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела
|
5 л. ЭПК
|
5 л. ЭПК
|
5 л. ЭПК
|
5 л. ЭПК
|
|
|
161
|
Отчеты, справки об объеме документооборота
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
|
|
162
|
Базы данных автоматизированных систем учета, регистрации и контроля исполнения документов, дел
|
В соответствии со сроком хранения документов, помещенных в базу
|
|
|
163
|
Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы учета, регистрации и контроля исполнения документов:
|
|
|
|
|
(1) Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата.
(2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, командировках - 5 л.
|
|
а) распорядительных документов по основной (профильной) деятельности
|
Пост. (1)
|
Пост. (1)
|
Пост. (1)
|
Пост. (1)
|
|
б) распорядительных документов по личному составу (2)
|
50/75 л.
|
50/75 л.
|
50/75 л.
|
50/75 л.
|
|
в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
г) поступающих и отправляемых документов
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
д) контроля исполнения документов
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
е) обращений граждан
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
ж) телеграмм, телефонограмм, факсов, электронных сообщений
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
з) фотофонодокументов, видеодокументов
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
|
и) заявок, заказов, нарядов на ксерокопирование документов
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
|
164
|
Документы (журналы, книги, карточки, листы, акты) учета:
|
|
|
|
|
(1) После возвращения всех дел
(2) После снятия грифа ограничения доступа к документам или уничтожения документов
|
|
а) приема посетителей
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
б) рассылки документов
|
2 г.
|
2 г.
|
2 г.
|
2 г.
|
|
в) отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
г) бланков строгой отчетности (гербовых бланков)
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
д) машинописных, компьютерных, копировальных работ
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
|
е) выдачи дел во временное пользование
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
|
ж) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
|
з) документов, содержащих сведения конфиденциального характера
|
3 г. (2)
|
3 г. (2)
|
3 г. (2)
|
3 г. (2)
|
|
165
|
Книги, журналы учета:
|
|
|
|
|
(1) После списания при условии проведения проверки (ревизии)
(2) После замены пароля
(3) После замены ключа
|
|
а) электронных носителей (в т.ч. накопителей на жестких дисках)
|
5 л. (1)
|
5 л. (1)
|
5 л. (1)
|
5 л. (1)
|
|
б) выдачи электронных дисков
|
5 л. (1)
|
5 л. (1)
|
5 л. (1)
|
5 л. (1)
|
|
в) паролей
|
5 л. (2)
|
5 л. (2)
|
5 л. (2)
|
5 л. (2)
|
|
г) ключевых носителей
|
5 л. (3)
|
5 л. (3)
|
5 л. (3)
|
5 л. (3)
|
|
д) сертификатов усиленных квалифицированных электронных подписей
|
5 л. (3)
|
5 л. (3)
|
5 л. (3)
|
5 л. (3)
|
|
е) выдачи ключевых носителей к криптографическим средствам защиты информации
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
ж) копирования баз данных
|
ДМН
|
ДМН
|
ДМН
|
ДМН
|
|
166
|
Журнал приема, передачи и учета переноса информации с машинных (на машинные) носителей(и)
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|