2. Структура Перечня и порядок его применения

2.1. Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы и подразделы, отражающие основные вопросы деятельности ФТС России, таможенных органов и подведомственных организаций.

2.2. Перечень содержит 22 раздела.

Раздел 1 включает документы, отражающие организацию системы управления, контроля, правового и документационного обеспечения деятельности.

Разделы 2 - 4 содержат документы перспективного и текущего планирования, прогнозирования и финансирования деятельности, бухгалтерского и статистического учета и отчетности.

Раздел 5 содержит документы по вопросам организации труда и служебной деятельности, нормирования, оплаты и охраны труда, психологического обеспечения.

Раздел 6 включает документы, отражающие работу с кадрами: проведение аттестации, присвоение классных чинов, специальных и квалификационных званий, профессиональную подготовку, повышение квалификации, обучение и награждение.

Раздел 7 включает документы по международному сотрудничеству, экономическим, культурным и иным связям.

Раздел 8 включает документы об информационном обслуживании.

Раздел 9 содержит документы по вопросам взаимодействия таможенных органов с лицами, осуществляющими деятельность в сфере таможенного дела, проведения таможенного контроля, применения системы управления рисками, экспертно-криминалистического обеспечения, контроля таможенной стоимости товаров.

Раздел 10 содержит документы по вопросам администрирования доходов федерального бюджета, обеспечения уплаты таможенных платежей.

Раздел 11 включает документы по вопросам работы с перемещаемым товаром, защиты прав интеллектуальной собственности, контроля за валютными операциями и экспортного контроля.

Раздел 12 включает документы по разработке и применению Товарной номенклатуры внешнеэкономической деятельности.

Раздел 13 содержит документы по таможенной статистике внешней торговли товарами, специальной таможенной статистике.

Раздел 14 включает документы по вопросам организации и осуществления оперативно-розыскной деятельности, таможенных расследований и дознания, выявления, предупреждения, пресечения преступлений и административных правонарушений.

Раздел 15 включает документы по организации и осуществлению деятельности авиационных, морских (речных) подразделений, специальных отрядов быстрого реагирования, кинологических подразделений.

Раздел 16 содержит документы, отражающие вопросы по проектированию, созданию, сопровождению, модернизации информационных таможенных технологий, информационной безопасности, телекоммуникационных сетей и специальной связи.

Раздел 17 включает документы по научно-техническому обеспечению деятельности.

Раздел 18 содержит документы по проектированию, строительству, реконструкции, капитальному ремонту объектов таможенной инфраструктуры.

Раздел 19 включает документы по вопросам материально-технического и метрологического обеспечения.

Раздел 20 содержит документы по организации закупок товаров, работ, услуг для государственных нужд.

Раздел 21 включает документы по вопросам соблюдения внутреннего распорядка, эксплуатации зданий, сооружений и помещений, транспортного обслуживания и связи, обеспечения безопасности.

Раздел 22 включает документы по пенсионному, медицинскому, санаторно-курортному обеспечению, социальному страхованию, жилищно-бытовым вопросам.

2.3. Перечень имеет 7 граф.

В графе 1 указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация.

В графе 2 приведены виды документов. Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов документов в логической последовательности.

При объединении в одной статье разных видов документов по одному и тому же вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы" или в случаях, определенных законодательством Российской Федерации, "материалы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов.

В графах 3 - 6 указаны сроки хранения документов на бумажном и иных носителях.

Сроки хранения документов, содержащихся в Перечне (графы 3 - 6), дифференцированы по 4 звеньям:

в первом звене (графа 3) указаны сроки хранения документов в ФТС России;

во втором звене (графа 4) указаны сроки хранения документов в региональных и специализированных таможенных управлениях;

в третьем звене (графа 5) указаны сроки хранения документов в таможнях, на таможенных постах со статусом юридического лица;

в четвертом звене (графа 6) указаны сроки хранения документов в подведомственных организациях.

Сроки хранения документов, указанных в Перечне, исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их в делопроизводстве. Например, исчисление срока хранения дел и документов, законченных делопроизводством в 2018 году, начинается с 1 января 2019 года.

Сроки хранения документов, установленные Перечнем, распространяются на дела, заведенные после введения его в действие.

Сроки хранения, установленные Перечнем, не могут быть снижены. Увеличение сроков хранения допускается в тех случаях, когда это вызвано особенностями работы ФТС России, таможенных органов и подведомственных организаций.

Срок хранения "Пост." (постоянно) проставлен в Перечне у документов, которые подлежат передаче в установленном порядке на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы.

Среди таможенных органов и подведомственных организаций второго, третьего и четвертого звеньев имеются таможенные органы и подведомственные организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, которые в отношении своих документов постоянного хранения применяют срок хранения "До ликвидации организации". При ликвидации их документы передаются на хранение по описям и номенклатурам дел в государственный, муниципальный архив или в вышестоящий таможенный орган, а при реорганизации - правопреемнику.

Отметка "ЭПК", проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что данные документы или их часть могут иметь историческое, научное или долговременное практическое значение. Документы с отметкой "ЭПК" изучаются ЦЭК ФТС России, ЭК таможенных органов и подведомственных организаций для решения вопроса об отнесении их к составу документов постоянного хранения или возможности выделения к уничтожению. Если таможенный орган или подведомственная организация передают свои документы на хранение в государственный (муниципальный) архив, то этот вопрос согласовывается с ЭПК соответствующего архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.

Отметки "ЦЭК" и "ЭК" проставлены к срокам хранения документов, которые могут иметь долговременное практическое значение. Указанные отметки применяются для определения сроков хранения таможенной и другой специальной документации (уголовные, административные дела), а также отдельных видов управленческой и кадровой документации.

Срок хранения "До минования надобности" означает, что документы имеют только практическое значение. Срок их хранения может быть определен ФТС России, таможенным органом, подведомственной организацией, но он не может быть менее 1 года.

Срок хранения "До замены новыми" означает, что документы должны храниться в течение срока до их замены новыми.

Срок хранения книг, журналов, карточек учета и/или регистрации документов исчисляется после внесения последней записи при условии завершения всех записанных в них операций.

Срок хранения электронных документов аналогичен сроку хранения документов на бумажном носителе.

Базы данных информационных систем с управленческой документацией и отдельных видов специальной таможенной документации хранятся в соответствии со сроком хранения документов, помещенных в базу, в отдельных случаях для баз данных определены конкретные сроки хранения, а в графе "Примечание" даны соответствующие пояснения.

В графе 7 "Примечание" даны пояснения, комментирующие или уточняющие сроки хранения документов.

Так, примечание "При условии завершения проверки (ревизии)" конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации. Примечания "После истечения срока действия контракта (договора)", "После замены новыми" и т.д. указывают, что исчисление названного срока осуществляется с определенного момента. Кроме того, в примечаниях оговорены сроки хранения отдельных документов с учетом сроков эксплуатации и использования оборудования (техники), применяемого в ФТС России, таможенном органе, подведомственной организации, например, акты ввода в эксплуатацию морских судов, линий связи и т.д.

В графе "Примечание" также сделаны отметки о документах, создаваемых, обрабатываемых, хранящихся и используемых в электронном виде с применением информационных систем.