XI. Обеспечение сохранности и организация архивного хранения документов в Торгпредстве

11.1. Работу архива Торгпредства организует и осуществляет делопроизводитель.

11.2. Все дела с документами за истекший год, законченные делопроизводством, размещаются в архиве Торгпредства (специальное помещение).

11.3. Хранение законченных делопроизводством дел с документами текущего года запрещается.

11.4. Для архивного хранения документов и дел Торгпредства (с большим документооборотом) использовать специальную изолированную комнату, которая должна иметь прочную дверь с надежным замком, решетки и (или) внутренние ставни на окнах и стеллажи для размещения документов и дел. При незначительном объеме документооборота документы и дела могут храниться в металлических шкафах или сейфах. Дверь помещения архива, а также шкафы и сейфы с документами архивного хранения должны быть закрыты на ключ и опечатаны делопроизводителем или другим сотрудником, назначенным Руководителем Торгпредства.

11.5. Документы и дела в архиве размещаются на стеллажах по годам. На каждом стеллаже составляется топографический указатель, в котором указываются за какой год дела, номер шкафа, номер полки, на которой размещены дела.

11.6. Выдача сотрудникам Торгпредства во временное пользование документов и дел из архива производится с разрешения Руководителя Торгпредства или его заместителя под расписку в журнале учета выдачи дел и документов - приложение N 20 к Регламенту. Делопроизводитель следит за своевременным возвратом выданных документов и дел.