IX. Передача дел на архивное хранение

9.1. Перечень документов, подлежащих отправке на архивное хранение в Министерство, определяется номенклатурой дел Торгпредства и включает дела с постоянными и временными сроками хранения (от 10 лет и выше). Дела со сроками хранения от одного года до 5 лет включительно хранятся в Торгпредстве до истечения срока хранения, после чего включаются в акт на уничтожение или ЭК принимает решение о продлении срока хранения.

9.2. Передача дел на архивное хранение в Министерство производится не позднее чем через два года после завершения их в текущем делопроизводстве Торгпредства.

9.3. Подготовку и оформление дел к передаче на архивное хранение осуществляет делопроизводитель. Допускается формирование бухгалтерских документов (ведомости на выдачу заработной платы, лицевые счета и другие) в дела при подготовке к передаче на архивное хранение бухгалтером.

9.4. Подготовка и оформление дел к передаче на архивное хранение должна соответствовать следующим требованиям:

документы формируются за каждый год в отдельное дело;

объем дела - не более 250 листов;

листы документов нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом;

составляется внутренняя опись документов дела - приложение N 15 к Регламенту, которая подшивается в начале дела. На документы со сроком хранения 10 лет внутренняя опись может не составляться;

на документы дела составляется лист-заверитель - приложение N 16 к Регламенту, который подшивается в конце дела;

дело прошивается на 4 прокола в твердую обложку;

на обложку дела выносится заголовок согласно номенклатуре - приложение N 17 к Регламенту.

9.5. Документы внутри дела группируются следующим образом:

приказы располагаются по номерам в хронологическом порядке;

лицевые счета по расчетам с сотрудниками Торгпредства и работниками по договорам, подписанные Руководителем Торгпредства, главным бухгалтером и заверенные печатью, группируются по дате окончания служебной командировки сотрудника (либо по последней дате окончания работ работника по договору) и располагаются в алфавитном порядке;

ведомости на выдачу заработной платы сотрудникам Торгпредства и работникам по договорам должны быть изъяты из кассовых бухгалтерских документов, сформированы по хронологии и прошиты в отдельные дела.

9.7. Дела сдаются на архивное хранение в Министерство по описям (форма описи - приложение N 18 к Регламенту).

9.8. При составлении описи дел необходимо соблюдать следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том также должен иметь порядковый номер), сформированное в отдельный том приложение к делу вносится в опись также под самостоятельным номером;

дела в описи нумеруются по порядку;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками заголовок каждого дела пишется полностью;

графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о наличии копий.

9.9. Описи составляются отдельно на дела постоянного срока хранения, по личному составу (75 лет) и на дела временного срока хранения (от 10 лет и выше) в 2-х экземплярах, подписываются составителем (делопроизводителем), согласуются с экспертной комиссией (номер протокола), утверждаются Руководителем Торгпредства.

9.10. Подготовленные к сдаче на архивное хранение дела вместе с описями передаются делопроизводителем на отправку диппочтой в Министерство.

9.11. Сотрудники архива Министерства проверяют правильность оформления сдаваемых дел, описей, расписываются о приеме дел на всех экземплярах описи. Один экземпляр описи остается на хранении в архиве Министерства, другой экземпляр возвращается диппочтой и хранится в Торгпредстве.