X. Уничтожение дел и документов

10.1. Дела, не подлежащие сдаче на архивное хранение в Министерство, находятся в Торгпредстве в течение установленного для них срока хранения.

10.2. Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания документов в текущем делопроизводстве.

10.3. Ежегодно на дела с истекшими сроками хранения делопроизводителем составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, - приложение N 19 к Регламенту.

10.4. Экземпляры копий документов Торгпредства, а также копий документов, присланных для сведения (приказов, инструкций, соглашений, договоров, отчетов), хранятся как справочный материал в течение срока, необходимого для их использования в оперативной работе, после чего включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

10.5. На однородные дела (кассовые и мемориальные ордера, приказы, отчеты и другие), отобранные к уничтожению, в акте указывается общий для них заголовок, номера дел по номенклатуре, количество дел, томов, отнесенных к данной группе.

10.6. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (далее - акт), составляется в двух экземплярах, рассматривается членами ЭК и, при отсутствии замечаний, подписывается ими, а затем утверждается Руководителем Торгпредства.

10.7. Экземпляры акта включаются делопроизводителем в опись документов и передаются ответственному сотруднику или Руководителю Торгпредства для отправки диппочтой в Министерство на согласование. После согласования один экземпляр акта возвращается в Торгпредство, а другой остается в архиве Министерства.

10.8. Дела физически уничтожаются после получения согласованного Административным департаментом Министерства экземпляра акта.

10.9. На документы с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" с истекшими сроками хранения делопроизводителем составляется акт о выделении к уничтожению документов с ограничительной пометкой "Для служебного пользования", не подлежащих хранению, - приложение N 19.1 к Регламенту.

10.10. Уничтожение внесенных в акт дел производится делопроизводителем путем измельчения документов с использованием бумагорезательной машины. В акте делопроизводителем делается отметка о дате фактического уничтожения дел. Акт заверяется подписями сотрудников, проводивших уничтожение документов. Акт о выделении к уничтожению документов с ограничительной пометкой "Для служебного пользования", не подлежащих хранению, заверяется подписями членов ЭК Торгпредства, проводивших уничтожение документов.

10.11. Копия акта о выделении к уничтожению документов с ограничительной пометкой "Для служебного пользования", не подлежащих хранению, с отметкой об уничтожении направляется в Административный департамент Министерства.