XIII. Требования к формированию документов в дела

8.1. При формировании дел делопроизводителю следует руководствоваться следующими требованиями:

группировать документы в дело в соответствии с номенклатурой;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения, документы по личному составу (подлинники отделять от копий);

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы одного календарного года (за исключением переходящих дел);

группировать в дело исполненные документы, имеющие отметку об исполнении;

соблюдать состав документов, которые должны помещаться в данное дело;

приложения независимо от их дат присоединяются к документам тех дел, к которым относятся. Приложения большого объема могут составлять отдельный том;

располагать документы внутри дела с учетом вопросно-логического (в переписке), хронологического (в приказах, протоколах), алфавитного (в лицевых счетах) и других признаков.

8.2. В течение года документы комплектуются в дела (папки или регистры), заведенные делопроизводителем. На корешке дела оформляется заголовок согласно номенклатуре дел с указанием индекса дела и срока хранения.

8.3. Приказы Торгпредства по основной деятельности, по личному составу, об отпусках и командировках, о закреплении автотранспорта имеют различные сроки хранения, поэтому они должны комплектоваться в разные папки. Основания к приказам комплектуются отдельно.

8.4. Копии приказов Министерства, Торгпредства, инструкции, нормативные акты и другие руководящие указания по общим вопросам длительного действия формируются в специальное дело.

8.5. Переписка группируется в дела за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности по инициативному документу, документ-ответ помещается за документом-запросом независимо от даты подготовленного ответа.

8.6. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в одно или несколько самостоятельных дел и хранятся в закрытых металлических шкафах.