XIII. Передача документов при смене делопроизводителей, а также при ликвидации Торгпредства

13.1. При замене делопроизводителя производится передача документов и дел текущего делопроизводства, а также находящихся на архивном хранении в Торгпредстве (кроме бухгалтерских документов) вновь назначенному сотруднику (либо лицу, временно исполняющему соответствующие обязанности до прибытия вновь назначенного сотрудника) по акту приема - передачи документов и дел - приложение N 21 к Регламенту. Акт приема - передачи документов и дел печатается в 2-х экземплярах, утверждается Руководителем Торгпредства. Первый экземпляр акта приема - передачи документов и дел хранится в делах Торгпредства не менее 3-х лет, второй экземпляр представляется в Административный департамент Министерства для учета.

13.2. При ликвидации Торгпредства делопроизводителем проводится проверка наличия документов и дел в соответствии с номенклатурой, при этом дела, не подлежащие дальнейшему хранению, уничтожаются по акту, дела с не истекшими сроками хранения, длительными (от 10 лет и выше) сроками хранения и постоянными сроками хранения направляются в архив Министерства. Уничтожение и отправка дел и документов осуществляется в установленном выше порядке.