14. Организация хранения производственных документов в ОПС

14.1. В объектах почтовой связи хранение производственных документов обеспечивается путем их подшивания в порядке, соответствующем порядку выполнения производственных операций, в разрезе видов документов с учетом следующих требований.

14.1.1. Подшивка извещений ф. 22, ф. 22-о, ф. 22/119, сопроводительных бланков ф. Е1-в, списков ф. 104-о осуществляется по дням выдачи РПО без дополнительной подсортировки по видам и категориям врученных отправлений. Подшивка ведется накопительно в течение месяца при условии, что ее высота не должна превышать 15 см. В случае превышения - следует начать формирование новой подшивки.

В связи с наличием персональных данных, подшивки с извещениями ф. 22, ф. 22-о, ф. 22/119, сопроводительными бланками ф. Е1-в, доставочными листами (иное - при необходимости) после обработки должны передаваться на хранение ответственному лицу. Хранение документов, содержащих персональные данные, осуществляется в местах, установленных для этих целей. Хранение таких документов на рабочих местах не допускается.

14.1.2. Входящие и исходящие накладные ф. 23-а, ф. 23, ф. 16 подбираются за день поступления (формирования) и приобщаются к отдельным подшивкам входящих и исходящих накладных. Подшивки ведутся в течение месяца накопительно.

При незначительных объемах почты (не более 2 000 входящих почтовых отправлений в месяц) допускается ведение единой подшивки с входящими и исходящими накладными. При этом накладные за день должны подшиваться в следующей очередности (снизу-вверх): входящие накладные ф. 16, ф. 23, ф. 23-а, исходящие накладные ф. 16, ф. 23, ф. 23-а.

Накладные ф. 16-дп за день доставки с прикрепленными (с использованием клея или степлера) отрывными частями - расписками почтальонов в получении РПО приобщаются к единой подшивке, которая ведется в течение месяца. Запрещается формировать подшивку с накладными ф. 16-дп в разрезе доставочных участков.

Подшивки с накладными ф. 23-а, ф. 23, ф. 16, с накладными ф. 16-дп хранятся в производственной зоне обработки почты (бэк-зоне) объекта почтовой связи.

14.1.3. На обложках подшивок указывается наименование объекта почтовой связи, вид документов, период формирования подшивки.

14.2. Производственные документы подлежат хранению в объектах почтовой связи в течении срока, установленного приказом Предприятия "Об утверждении Перечня производственных документов, образующихся в процессе деятельности ФГУП "Почта России".