13.2. Порядок передачи документов на госхранение

13.2.1. Государственный архив, в который подлежат передаче из ведомственного архива документы ГАФ СССР, определяется соответствующим архивным органом.

13.2.2. Организации, в деятельности которых не создаются документы ГАФ СССР, хранят свои документы в соответствии со сроками хранения, определяемыми типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения документов, а также номенклатурами дел.

13.2.3. Передача документов ГАФ СССР от организаций в государственные архивы, как правило, проводится ежегодно в соответствии с графиками, утвержденными руководителями организаций и соответствующих архивных учреждений.

В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся документов постоянного хранения (до 200 дел) и организациях, осуществляющих свою деятельность в пределах установленных сроков созыва, допускается передача документов один раз в три - пять лет.

Особо ценные документы передаются в государственные архивы по отдельным описям (Приложение 19) вместе с необходимым научно - справочным аппаратом, со страховыми копиями и актами об их техническом состоянии.

13.2.4. Документы организаций передаются в государственные архивы по описям, утвержденным в установленном порядке. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема - передачи (Приложение 41), составляемым в двух экземплярах.

13.2.5. Перед передачей документов ГАФ СССР от организаций на государственное хранение представитель государственного архива проводит в организации проверку физического и санитарно - гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов государственным архивом составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации.

13.2.6. При передаче документов организацией в государственный архив передается два экземпляра описи, помимо контрольного экземпляра, передаваемого в государственный архив после утверждения описи экспертно - проверочной комиссией. Передача дел проводится поединично по описям, особо ценные дела передаются с проверкой количества листов в них. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Четвертый экземпляр описи вместе с экземпляром акта остается в организации.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема - передачи документов на государственное хранение, причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке организации.

Организация, передающая документы ГАФ СССР на государственное хранение, обязана принять меры к розыску отсутствующих дел.

13.2.7. При первой передаче документов организацией в государственный архив представляется историческая справка об организации. При последующих передачах документов этой организации в государственный архив дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации и составе переданных на госхранение документов.