2.2.2.3. Подготовка закупочной документации

2.2.2.3. Подготовка закупочной документации.

Качество закупочной документации во многом определяет результат закупки. Поэтому организация при подготовке закупочной документации должна предусматривать использование механизмов, снижающих риски возникновения ошибок и принятия неэффективных решений по вопросам, связанным с закупкой продукции. Одним из таких механизмов может быть коллективное принятие решений с учетом мнения заинтересованных структурных подразделений - например, по вопросам формирования технического задания, требований к поставляемой продукции и ее поставщикам, способу закупки (определения поставщиков) и т.д.

Требования к поставляемой продукции, ее поставщикам, способу закупки (определения поставщиков) могут быть определены как в процессе планирования закупок, так и при непосредственной подготовке документации.

При формировании организацией требований к поставщикам и определении предмета закупки необходимо также учитывать положения действующего законодательства во избежание рисков его нарушения. В этих целях организации необходимо предусмотреть порядок проверки документации на предмет возможных нарушений законодательства Российской Федерации.

Такую проверку может проводить структурное подразделение, отвечающее за осуществление закупок, либо структурное подразделение, специализирующееся на юридической поддержке деятельности организации.

┌────────────────┐

│Подразделение по│ ┌─────────────────────┐

│ планированию │ │Структурные ┌───────┴─────────────┐

│ закупок │ │подразделения│Структурные ┌───────┴─────────┐

└────────────────┘ │(потребители)│подразделения│ Структурные │

│ └─────────────┤(потребители)│ подразделения │

┌────────┴────────────┐ └─────────────┤ (потребители) │

│Номенклатура, объемы,│ /\ └─────────────────┘

│ сроки, определение │ ┌─────────────┘

│ способа закупок (5) │ │

└────────┬────────────┘ │

│ │

\/ │ \\

┌─────────────────┐ │ \ \

│Подразделение по │<───────────┘ \ \

│ осуществлению │ \ \

│ закупок │ ┌─────── ─────────────────────────────────┐

└─────────────────┘ │Определение требований к продукции (услугам) │

/\ │и поставщикам, формирование описания объекта │

│ │закупки (6) │

┌────────┴────────────┐ └─────────────────────────────────────────────┘

│ Согласование │

│ документации │

└────────┬────────────┘

│

┌─────────────────┐

│ Руководство (7) │

└─────────────────┘

Рисунок 4. Схема процесса подготовки

закупочной документации

Организацией должна быть описана роль руководства в части согласования и утверждения закупочной документации, а также порядок разрешения спорных ситуаций, возникающих при подготовке закупочной документации между структурными подразделениями и подразделением по осуществлению закупок.

2.2.2.2. Выбор способа закупки 2.2.2.4. Анализ рынка