8.1. Требования к организации работы с электронными документами

Прием электронных документов из других органов власти и организаций и отправку электронных документов осуществляет Управление делами.

Документы, создаваемые в Агентстве и поступающие в Агентство на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и верификации электронного образа документа (подтверждения соответствия электронного образа документа подлиннику (заверенной копии) сканируемого документа).

При приеме электронных документов, заверенных электронной подписью, осуществляется проверка подлинности электронной подписи.

Электронные сообщения, подготовленные для отправки и поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, регистрируются в базе данных автоматизированной информационной системы Агентства в порядке, установленном настоящей Инструкцией по делопроизводству.

После отправки электронного сообщения по системе межведомственного электронного документооборота досылки адресату копии документа на бумажном носителе не требуется.

На обращения граждан, поступившие по информационно-телекоммуникационной сети через официальный сайт Агентства в сети Интернет, в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации", заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Агентства. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела или в графе "Примечание" включается указание "Электронные документы".

Например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании.

Электронные документы

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Агентстве программно-технических средств, а также в соответствии с нормативными документами Министерства культуры Российской Федерации и методическими рекомендациями Федерального архивного агентства.

Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого Руководителем, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

Электронные документы передаются из структурных подразделений Агентства на архивное хранение по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.