7.2. Подготовка и передача документов в архив

7.2.1. В отдел кадров и делопроизводства Управления делами передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

7.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в отдел кадров и делопроизводства Управления делами не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

7.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в отдел кадров и делопроизводства Управления делами, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

7.2.4. Передача дел в отдел кадров и делопроизводства Управления делами осуществляется по графику, составленному ответственным за архивное хранение документов Агентства, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем Управления делами.

7.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в отдел кадров и делопроизводства Управления делами сотрудником архива предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Агентства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

7.2.6. Прием каждого дела производится отделом кадров и делопроизводства Управления делами в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника отдела кадров и делопроизводства Управления делами и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архивохранилище Агентства ответственному за архивное хранение документов передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

7.2.7. При реорганизации Агентства вопросы обеспечения сохранности архивных документов решаются в установленном порядке.