5.1. Исполнение запросов пользователей

Запросы пользователей, поступающие в архив организации, могут быть социально-правовыми или тематическими (п. 5.9. Правил).

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" социально-правовые запросы - это запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации. Запросы социально-правового характера исполняются архивом безвозмездно.

Тематические запросы - это запросы по определенной теме, событию, факту. Тематические запросы государственных органов или органов местного самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в сроки, установленные законодательством либо согласованные с авторами запросов. Исполнение таких запросов осуществляется на безвозмездной основе <11>.

--------------------------------

<11> Исполнение запросов акционеров акционерных обществ осуществляется в порядке и сроки, установленные Федеральным законом от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ "Об акционерных обществах".

Срок исполнения запроса социально-правового характера в архиве не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса (п. 5.10 Правил). По решению руководителя организации или иного уполномоченного им лица срок исполнения запроса может быть продлен не более, чем на 30 дней, с обязательным уведомлением об этом заявителя. Основанием для продления срока исполнения запроса, в частности, может быть необходимость изучения большого объема архивных документов, размещение архивохранилищ вне основной территории архива, проведение в архиве обработки документов и др.

Запрос пользователя оформляется в письменной форме и, в соответствии с п. 5.10. Правил, должен содержать следующую информацию:

- наименование юридического лица - автора запроса (для граждан - фамилии, имени, отчества, при наличии последнего);

- почтовый и/или электронный адрес, по которому должен быть дан ответ;

- полное указание на сведения, интересующие пользователя (их хронологические рамки, тематика, любая другая информация, которую пользователь считает необходимой указать);

- форму получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивная копия, тематический перечень, тематический обзор документов);

- данные документа, удостоверяющего личность (подтверждающего полномочия представлять интересы другого лица);

- личную подпись автора запроса (гражданина или должностного лица);

- дату обращения.

В случае отсутствия в запросе пользователя каких-либо сведений, необходимых для исполнения запроса, организация направляет пользователю уведомление о необходимости предоставления этих сведений. В этом случае срок исполнения запроса исчисляется с даты получения архивом необходимых сведений от пользователя.

Для удобства пользователей рекомендуется в соответствии с установленными требованиями разработать бланк запроса, который может быть заполнен в бумажном виде или в электронной форме в виде шаблона, размещенного на сайте организации.

Пример бланка запроса приведен в приложении N 12.

Запрос должен быть зарегистрирован в течение трех рабочих дней с момента поступления (п. 5.10 Правил). Регистрация запросов пользователей, отправка уведомлений, вынесение резолюции руководителем осуществляется в соответствии с общими правилами делопроизводства и работы с обращениями граждан в организации.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в организации документов (непрофильный запрос), пересылается вместе с сопроводительным письмом за подписью руководителя в соответствующую организацию (другой архив, государственный орган или организацию) в течение 7 дней со дня регистрации запроса. Одновременно пользователю отправляется уведомление о переадресации запроса.

При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, пользователю направляется письмо-ответ, в котором указываются причины, по которым запрашиваемые сведения не были выявлены, и, по возможности, предлагается алгоритм дальнейшего поиска.

Если документально подтверждены факты утраты архивных документов, в которых содержались запрашиваемые сведения, пользователю направляется письмо, в котором указываются причины отсутствия запрашиваемой информации со ссылкой на учетные документы архива. Информацию о просмотренных фондах и делах целесообразно указывать на втором экземпляре ответа, который остается в архиве организации.

Графическое представление процесса 5.1. "Исполнение запросов пользователей" приведено на схеме 26 приложения N 4.

Ответы на запросы (архивные справки, архивные выписки и архивные копии) должны быть оформлены в соответствие с требованиями, установленными в п. 5.11. - 5.14. Правил).